Denetçi seçildiniz ve önünüzde bir klasör dolusu fatura, banka ekstresi ve aidat listesi var. Nereden başlamalısınız? Kat Mülkiyeti Kanunu denetimin kim tarafından ve ne sıklıkla yapılacağını söyler, ama nasıl yapılacağını ayrıntılı olarak düzenlemez. Bu yazı o boşluğu doldurmak için hazırlandı: Bir dönemin hesaplarını muhasebeci olmayan bir kat malikinin de uygulayabileceği adımlarla, banka ekstresi ile defter kayıtlarının karşılaştırılmasından fatura örneklemesine ve aidat tahakkuk-tahsilat kontrolüne kadar nasıl denetleyeceğinizi anlatıyor.
Denetçinin kimlerden seçileceği, görevleri, denetim defteri, toplu yapılardaki denetim düzeni ve yıllık denetim raporu şablonu için Apartman ve Toplu Yapılarda Denetim yazımıza bakabilirsiniz. Burada bu bilgileri tekrarlamıyor, doğrudan sahadaki işe odaklanıyoruz.
Kısa hatırlatma: çerçeve
Denetim aslen kat malikleri kurulunun görevidir; kurul bu işi kendi aralarından sayı ve arsa payı çoğunluğuyla seçeceği bir denetçiye ya da üç kişilik bir denetim kuruluna verebilir. Yönetim planında başka bir zaman yoksa hesaplar her üç ayda bir denetlenir; haklı bir sebep varsa her zaman denetlenebilir (madde 41). Yönetici, kurul kararlarını ve bütün giderleri karar defterine tarih sırasıyla yazmak, gider belgelerini ve diğer belgeleri bir dosyada saklamakla yükümlüdür (madde 36). Denetçinin çalışma malzemesi bu defter ve dosyadır. Toplu yapılarda, yönetim planında başka türlü düzenlenmedikçe blok ve sitenin bütünü için ayrı yönetici ve denetçiler atanır (madde 71); aşağıdaki adımlar her düzeyin kendi hesaplarına ayrı ayrı uygulanır.
1. Adım: Belgeleri yazılı olarak isteyin
Denetime başlamadan önce yöneticiden dönemin belgelerini bir liste hâlinde, yazılı olarak isteyin. Böylece neyin teslim edildiği, neyin eksik kaldığı baştan kayda geçer.
- Karar defteri ve önceki dönemin denetim raporu,
- Dönemin bütün banka hesap ekstreleri (yönetim hesabı, varsa ayrı demirbaş ya da yatırım hesabı),
- Kasa defteri ya da elden tahsilat makbuzlarının listesi,
- Gelir-gider kayıtları (defter, tablo ya da yazılım çıktısı),
- Onaylı işletme projesi ve dönem içindeki kurul kararları,
- Bağımsız bölüm bazında aidat tahakkuk ve tahsilat listesi,
- Gider faturaları ve belgeleri, hizmet sözleşmeleri, personel bordroları ve bunlara ait ödeme belgeleri.
2. Adım: Dönem başını sabitleyin
Her denetim, bir önceki dönemin bittiği yerden başlar. Önceki raporda ya da yönetici değiştiyse devir tutanağında yazan kapanış bakiyesinin (banka + kasa), bu dönemin açılış bakiyesiyle aynı olup olmadığına bakın. Burada çıkan bir fark, sonraki bütün hesapları etkiler; önce bunu çözün. Devir belgesi için: Apartman Yönetimi Devir Tutanağı Örneği.
3. Adım: Banka ekstresi ile defteri karşılaştırın
Denetimin en önemli adımı budur, çünkü paranın gerçekte nerede olduğunu banka gösterir. Toplanan paraların yönetici adına, yönetici sıfatı gösterilerek açılmış bir hesapta tutulması kanuni bir görevdir (madde 35). Kontrolü üç aşamada yapın:
- Bakiye kontrolü: Dönem sonu ekstre bakiyesini, yönetimin kayıtlarındaki banka bakiyesiyle karşılaştırın.
- Hareket kontrolü: Ekstredeki her çıkışın kayıtlarda bir gider olarak, kayıtlardaki her banka giderinin ekstrede bir çıkış olarak karşılığını arayın. Aynı işlemi girişler için de yapın.
- Farkların açıklanması: Fark varsa nedenini tek tek yazın. Sık görülen meşru nedenler, kayda geçmemiş banka masrafları, ekstreye düşmüş ama kayda alınmamış aidat ödemeleri ve dönem sonunda kayda alınmış ama ekstreye henüz düşmemiş havalelerdir.
Formülle ifade edersek: Kayıtlardaki banka bakiyesi + ekstrede olup kayda alınmamış girişler − ekstrede olup kayda alınmamış çıkışlar − kayda alınmış ama ekstreye henüz düşmemiş girişler + kayda alınmış ama ekstreye henüz düşmemiş çıkışlar = ekstre bakiyesi. Bu eşitlik sağlanıyorsa mutabakat tamamdır. Açıklanamayan bir fark kalıyorsa, yöneticiden yazılı açıklama isteyin ve farkı rapora tutarıyla yazın.
Kasa için de aynı mantık geçerlidir: Kayıtlardaki kasa bakiyesini, denetim günü yöneticiyle birlikte yapacağınız sayımla karşılaştırın. Kasada yüksek tutarda nakit bekletilmesi kendi başına bir bulgu olarak not edilebilir.
4. Adım: Aidat tahakkuk ve tahsilatını kontrol edin
Tahakkuk, kat maliklerine borç olarak yazılan tutardır; tahsilat ise fiilen ödenen tutar. Kontrol için şu eşitliği kurun:
Dönem başı aidat alacağı + dönem içi tahakkuk − dönem içi tahsilat = dönem sonu aidat alacağı.
- Tahakkuk doğru mu? Her bağımsız bölüme yazılan tutarın onaylı işletme projesiyle uyumlu olduğunu, kapıcı, kaloriferci, bahçıvan ve bekçi giderlerinin eşit, diğer giderlerin arsa payı oranında dağıtıldığını kontrol edin; yönetim planında ya da kat malikleri arasında başka bir anlaşma varsa ona bakın (madde 20).
- Tahsilat ekstreyle uyumlu mu? Tahsil edildi görünen aidatların toplamını, ekstredeki aidat girişleri ve kasa makbuzlarının toplamıyla karşılaştırın.
- Borçlu listesi tutarlı mı? Dönem sonu alacak, bağımsız bölüm bazındaki borçlu listesinin toplamına eşit olmalıdır.
- Gecikme tazminatı uygulanmış mı? Geciken ödemeler için aylık yüzde beş hesabıyla gecikme tazminatının doğru hesaplandığını kontrol edin (madde 20).
- Takip yapılmış mı? Uzun süredir ödemeyen bölümler için dava ya da icra takibi başlatılıp başlatılmadığına bakın (madde 35). Konunun ayrıntısı: Apartman Yöneticisi Aidat Toplamak Zorunda mı?
5. Adım: Faturaları örnekleme yöntemiyle inceleyin
Küçük bir apartmanda bütün belgeleri tek tek incelemek mümkündür. Belge sayısı yüksekse uygulamada örnekleme yöntemi kullanılır:
- Büyük tutarların tamamı: Belirlediğiniz bir tutarın üzerindeki bütün ödemeleri inceleyin.
- Kalanlardan seçim: Geri kalan ödemelerden her aydan birkaç tanesini rastgele seçin. Seçimi her dönem farklı yaparak öngörülebilir olmaktan kaçının.
- Riskli kalemler: İlk kez çalışılan tedarikçiler, ay sonunda ya da bayram arifesinde yapılan ödemeler, yuvarlak tutarlı ödemeler ve “çeşitli giderler” başlığı altındaki kalemler ayrıca bakılmayı hak eder.
Seçtiğiniz her belgede şu soruları sorun:
- Belge apartman ya da site yönetimi adına mı düzenlenmiş?
- Tutar, ekstredeki ödemeyle birebir aynı mı?
- Gider kalemi işletme projesinde var mı, tutar projedeki sınırı aşıyor mu (madde 37)?
- İşletme projesinde olmayan bir harcama ise dayanağı olan bir kurul kararı var mı?
- İş fiilen yapılmış mı? (Örneğin boya faturası varsa boyanan yer görülebilir.)
- Aynı fatura iki kez ödenmiş ya da büyük bir iş, onay sınırının altında kalacak biçimde parçalara bölünmüş mü?
6. Adım: Sözleşmeleri, personeli ve sigortayı kontrol edin
Asansör, temizlik ve güvenlik gibi sürekli hizmetlerde ödenen tutarların sözleşmeyle uyumunu kontrol edin. Personel çalıştırılıyorsa bordrolardaki ücretlerin ve yasal kesintilerin ödendiğini gösteren belgelerin dosyada bulunduğuna bakın. Binanın sigorta poliçesinin yürürlükte olduğunu, asansörün aylık bakım ve yıllık kontrol belgelerinin bulunduğunu doğrulayın (madde 35).
7. Adım: Bulguları yazın ve yöneticiye sorun
Her bulguyu tarih, tutar ve belge numarasıyla yazın; yöneticiden yazılı açıklama isteyin ve açıklamayı da kayda geçirin. Denetçi raporlarını, kararlarını ve gerekli gördüğü diğer hususları noter onaylı denetim defterine tarih koyarak yazar ve imzalar (madde 41). Yönetim planında başka bir zaman yoksa yıllık sonuç, takvim yılının ilk ayı içinde kat malikleri kuruluna raporla bildirilir (madde 41). Rapor şablonu için yine Apartman ve Toplu Yapılarda Denetim yazımıza bakabilirsiniz.
Yöneticinin açıklamasına rağmen ağır bir bulgu kalıyorsa bu, kurulun olağanüstü toplantıya çağrılması için önemli bir sebep olabilir (madde 29); yöneticinin değiştirilmesi de bu toplantıda görüşülebilir (madde 41). Paranın amacı dışında kullanıldığına dair bir bulgu varsa, bunun hukuki ve cezai sonuçları için bir hukukçuya başvurun.
Örnek: Banka mutabakatı ve fatura örnekleme çalışma kâğıdı
Aşağıdaki metni her üç aylık denetimde doldurup denetim defterine ek olarak saklayabilirsiniz.
…… APARTMANI / SİTESİ — DENETİM ÇALIŞMA KÂĞIDI
Dönem: ../../2026 – ../../2026 · Denetim tarihi: ../../2026 · Denetçi: ……A. Banka mutabakatı (…… Bankası, hesap no ……)
Kayıtlardaki dönem sonu banka bakiyesi: …… TL
(+) Ekstrede olup kayda alınmamış girişler: …… TL (açıklama: ……)
(−) Ekstrede olup kayda alınmamış çıkışlar: …… TL (açıklama: ……)
(−) Kayda alınmış, ekstreye henüz düşmemiş girişler: …… TL (açıklama: ……)
(+) Kayda alınmış, ekstreye henüz düşmemiş çıkışlar: …… TL (açıklama: ……)
= Hesaplanan bakiye: …… TL · Ekstre bakiyesi: …… TL · Açıklanamayan fark: …… TLB. Kasa sayımı
Kayıtlardaki kasa bakiyesi: …… TL · Sayılan nakit: …… TL · Fark: …… TL · Sayımda hazır bulunan: ……C. Aidat kontrolü
Dönem başı alacak …… TL + tahakkuk …… TL − tahsilat …… TL = dönem sonu alacak …… TL · Borçlu listesi toplamı: …… TL · Fark: …… TL
Gecikme tazminatı uygulanan bölüm sayısı: …… · Takibe verilen bölüm sayısı: ……D. Fatura örneklemesi
Toplam ödeme sayısı: …… · İncelenen: …… (…… TL üzerindeki tamamı + her aydan …… adet)
1) Belge no ……, tarih ../../2026, tutar …… TL, kalem ……: uygun / bulgu: ……
2) Belge no ……, tarih ../../2026, tutar …… TL, kalem ……: uygun / bulgu: ……E. Yöneticiden istenen açıklamalar
……, cevap tarihi: ../../2026, cevap: ……Denetçi imza: …… · Yönetici imza (tebellüğ): ……
Sık sorulan sorular
Banka ekstresini doğrudan bankadan isteyebilir miyim?
Hesap, yönetici adına yönetici sıfatı gösterilerek açıldığından (madde 35) bankalar ekstreyi kural olarak hesap sahibine verir. Ekstreyi yöneticiden isteyin; tereddüt varsa yöneticiyle birlikte bankadan alın ya da kurul kararıyla yöneticiden bu yönde talimat vermesini isteyin.
Kaç belge incelemem yeterli?
Kanun bir sayı öngörmez. Belirleyici olan, denetimin güvenilir bir sonuca ulaşmasıdır. Büyük tutarlı ödemelerin tamamını ve kalanlardan her ayı temsil eden bir örneği incelemek uygulamada yaygın bir yöntemdir; bulgu çıktıkça örneği genişletin.
Yönetici belge vermezse ne yapılır?
Yönetici gider belgelerini ve diğer belgeleri saklamakla yükümlüdür (madde 36). Belge verilmemesi rapora bulgu olarak yazılır; kat maliklerinin yarısı yöneticiden ara hesap isteyebilir (madde 39) ve kurul haklı sebeple yöneticiyi değiştirebilir (madde 41).
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Yönetim planınızda özel hükümler varsa ya da uyuşmazlık söz konusuysa bir hukukçuya danışmanız önerilir. Muhasebe kayıtlarına ilişkin teknik sorularda bir mali müşavirden destek alabilirsiniz.