Genel kurul (kat malikleri kurulu) toplantısının iyi geçmesi, herkesin toplantıdan zamanında haberdar olmasına bağlıdır. Bunun iki ayrı parçası vardır: kanunda usulü belirlenen resmî çağrı ve bu çağrıyı herkese hatırlatan duyurular. Bu yazı ikinci parçayı anlatıyor: ilan panosuna asılacak, SMS ya da e-postayla gönderilecek duyuru metinleri, toplantı öncesi hatırlatmalar ve toplantıdan sonra alınan kararların duyurulması. Resmî çağrının nasıl yapılacağını ise Apartman Genel Kurul Çağrı İlanı Örneği yazımızda ayrıntılı olarak bulabilirsiniz.
Duyuru, resmî çağrının yerine geçmez
Apartman ve sitelerin yönetimi 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu’na tabidir. Kanuna göre kat malikleri kurulu, yönetim planında gösterilen zamanlarda; planda bir zaman yoksa her takvim yılının ilk ayı içinde toplanır. Toplu yapı hükümlerine tabi sitelerde bu süre en geç iki yılda birdir (madde 29).
Önemli bir sebeple yapılacak olağanüstü toplantıda kanun, toplantı sebebinin bildirildiği ve toplantıdan en az on beş gün önce bütün kat maliklerine imzalatılan bir çağrı ya da taahhütlü mektup ister. Her çağrıda, ilk toplantıda yeter sayı sağlanamazsa yapılacak ikinci toplantının yeri ve tarihi de yazılır; iki toplantı arasında en az yedi gün bulunur (madde 29) ve ikinci toplantı ilkinden en geç on beş gün sonra yapılır (madde 30).
Bu nedenle panoya asılan bir kâğıt, WhatsApp grubuna atılan bir mesaj ya da toplu SMS tek başına resmî çağrı sayılmayabilir. Doğru sıra şudur: önce kanuna ve yönetim planınıza uygun yazılı çağrı yapılır, ardından aynı bilgiler duyuru kanallarıyla herkese hatırlatılır. Duyurular çağrıyı güçlendirir, katılımı artırır; ama çağrının yerini tutmaz.
Duyuru takvimi: ne zaman, hangi kanaldan?
Uygulamada işe yarayan bir takvim şöyledir:
- Çağrı günü: Resmî çağrı dağıtılır ya da taahhütlü mektupla gönderilir. Aynı gün girişteki ilan panosuna duyuru asılır, kat maliklerine kısa bir SMS ya da e-posta gönderilir.
- Toplantıdan yaklaşık bir hafta önce: Gündem ve vekâlet bilgisini içeren bir hatırlatma yapılır. Katılamayacak olanların vekil belirlemesi için zaman kalır.
- Toplantıdan bir gün önce: Saat ve yeri hatırlatan çok kısa bir mesaj gönderilir.
- Yeter sayı sağlanamazsa: Çağrıda zaten yazılı olan ikinci toplantı tarihi yeniden duyurulur.
- Toplantıdan sonra: Alınan kararlar kısa bir özetle duyurulur.
Duyuruda bulunması gerekenler
- Apartmanın ya da sitenin adı,
- Toplantının türü (olağan ya da olağanüstü),
- İlk toplantının tarihi, saati ve yeri,
- Yeter sayı sağlanamazsa yapılacak ikinci toplantının tarihi, saati ve yeri,
- Kısa gündem ya da gündemin nereden okunabileceği,
- Vekâletle katılım bilgisi,
- Duyuruyu yapanın adı ve sıfatı.
Duyurudaki tarih, saat ve yer bilgileri resmî çağrıdakiyle birebir aynı olmalıdır. İki metin arasındaki bir tutarsızlık, toplantıya katılmayan kat maliklerinin itirazına yol açabilir.
Hazır duyuru örnekleri
Örnek 1: İlan panosu duyurusu
DUYURU
…… Apartmanı / Sitesi kat malikleri kurulunun olağan / olağanüstü toplantısı ../../2026 …… günü saat ……:……’de …… adresinde yapılacaktır.
İlk toplantıda yeter sayı sağlanamazsa ikinci toplantı ../../2026 …… günü saat ……:……’de aynı yerde yapılacaktır.
Gündem: 1. Açılış ve yoklama, 2. Toplantı başkanlığının seçimi, 3. ……, 4. ……, 5. Dilek ve temenniler.
Çağrı metni bütün kat maliklerine ayrıca imza karşılığı ya da taahhütlü mektupla iletilmiştir. Katılamayacak kat maliklerimiz yazılı vekâletle temsil edilebilir.
Yönetici: …… · Tarih: ../../2026
Örnek 2: Kısa SMS duyurusu
…… Apt. kat malikleri kurulu ../../2026 saat ……:…… …… adresinde toplanıyor. Çoğunluk olmazsa 2. toplantı ../../2026 saat ……:……. Gündem panoda ve size iletilen çağrıda. Yönetim
SMS’i kısa tutun; gündemin tamamını yazmak yerine çağrı metnine ve panoya yönlendirin. Mesajın sonuna kimin gönderdiğini mutlaka ekleyin.
Örnek 3: E-posta ya da mesajlaşma duyurusu
Konu: …… Apartmanı kat malikleri kurulu toplantısı (../../2026)
Sayın Kat Malikimiz,
…… Apartmanı kat malikleri kurulunun olağan / olağanüstü toplantısı ../../2026 …… günü saat ……:……’de …… adresinde yapılacaktır. Yeter sayı sağlanamazsa ikinci toplantı ../../2026 …… günü saat ……:……’de aynı yerde yapılacaktır.
Gündem:
1. ……
2. ……
3. ……Toplantıya katılamayacaksanız sizi temsil etmesi için yazılı vekâlet verebilirsiniz. Resmî çağrı metni size ayrıca imza karşılığı ya da taahhütlü mektupla iletilmiştir; bu e-posta bilgilendirme amaçlıdır.
Saygılarımızla,
…… Apartmanı Yönetimi · Yönetici: ……
Örnek 4: Toplantı öncesi hatırlatma
Hatırlatma: …… Apt. kat malikleri kurulu toplantısı yarın (../../2026) saat ……:……’de ……’de. Vekâletle katılacaklar vekâletnamelerini toplantıya getirebilir. Yönetim
Örnek 5: İkinci toplantı duyurusu
…… Apartmanı kat malikleri kurulunun ../../2026 tarihli toplantısında yeter sayı sağlanamamıştır. Çağrıda belirtildiği üzere ikinci toplantı aynı gündemle ../../2026 …… günü saat ……:……’de …… adresinde yapılacaktır. Katılımınızı rica ederiz. Yönetici: ……
İkinci toplantının tarihi ilk çağrıda belirtilmiş olmalıdır; bu duyuru yeni bir çağrı değil, çağrıdaki tarihin hatırlatmasıdır.
Örnek 6: Toplantı sonrası karar duyurusu
KARAR DUYURUSU
…… Apartmanı kat malikleri kurulunun ../../2026 tarihli olağan / olağanüstü toplantısında alınan kararların özeti aşağıdadır:
1. Yönetici olarak …… seçilmiştir.
2. ../../2026 – ../../2027 dönemi işletme projesi kabul edilmiş, aylık aidat …… TL olarak belirlenmiştir.
3. …… konusunda …… kararı alınmıştır.Kararların tam metni karar defterine işlenmiştir; kat malikleri karar defterini yönetimden isteyerek inceleyebilir.
Yönetici: …… · Tarih: ../../2026
Dikkat edilecek noktalar
- Karar duyurusu karar defterinin yerini tutmaz. Kararlar, sayfaları noter onaylı karar defterine yazılır ve toplantıda bulunan kat maliklerince imzalanır (madde 32). Duyuru yalnızca bilgilendirmedir.
- Duyuru tarihini kayıt altında tutun. Toplantıya katılmayan kat maliki, kararı öğrendiği tarihten itibaren bir ay içinde ve her hâlde karar tarihinden itibaren altı ay içinde iptal davası açabilir (madde 33). Karar duyurusunun ne zaman ve hangi kanaldan yapıldığını saklamak, ileride bu sürelerin değerlendirilmesinde işe yarayabilir.
- Çağrı kat malikine yapılır. Dairesini kiraya vermiş kat malikine de çağrı gönderilir. Kiracılara toplantı hakkında bilgi vermek iyi bir uygulamadır; ancak kiracı toplantıda ancak kat malikinden aldığı vekâletle oy kullanabilir. Vekâlet sınırları için Site Kat Malikleri Genel Kurulunda Vekâlet ile Oy Kullanma Esasları yazımıza bakabilirsiniz.
- Panoya kişisel bilgi asmayın. Herkesin görebildiği panoya borç listesi, telefon numarası ya da kimlik bilgisi yazmamak kişisel verilerin korunması açısından önerilir. Duyuruda yalnızca toplantı bilgisi yer alsın.
- Gündemi açık yazın. “Çeşitli konular” gibi belirsiz başlıklar yerine karara bağlanacak her konuyu ayrı madde olarak yazın.
Sık sorulan sorular
WhatsApp grubuna duyuru atmak çağrı yerine geçer mi?
Tek başına geçmeyebilir. Kanun olağanüstü toplantı için imzalı çağrı ya da taahhütlü mektup öngörür (madde 29). Olağan toplantıda da aynı yöntemi kullanmak, sonradan çıkabilecek itirazları önlemenin en güvenli yoludur. Mesajlaşma uygulamaları duyuru ve hatırlatma için kullanılmalıdır.
Duyuruyu panoya asmak yeterli mi?
Hayır. Panodaki duyuru herkese ulaşmayabilir; özellikle apartmanda oturmayan kat malikleri panoyu görmez. Pano, yazılı çağrının yanında kullanılan bir hatırlatma aracıdır.
Toplantı sonrası kararları duyurmak zorunlu mu?
Kanun, kurul kararlarının ayrıca panoya asılmasını genel bir kural olarak düzenlemez; ama kararların kısa bir özetle duyurulması şeffaflık için önerilir. Bazı belgeler için ise kanun ayrı bir bildirim usulü öngörür: örneğin yöneticinin hazırladığı işletme projesi kat maliklerine ya da bağımsız bölümden fiilen yararlananlara imza karşılığı ya da taahhütlü mektupla bildirilir (madde 37), denetim raporunun birer örneği de kat maliklerine taahhütlü mektupla gönderilir (madde 41).
Toplantıda alınan kararı nasıl yazarım?
Karar defterine yazılacak metin için Apartman Genel Kurul Toplantısı Karar Örneği, toplantının hangi çoğunlukla yapılıp karar alacağı için Apartman Kararları Kaç Kişi ile Alınır? yazılarımıza bakabilirsiniz.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Yönetim planınızda özel hükümler varsa ya da uyuşmazlık söz konusuysa bir hukukçuya danışmanız önerilir.