Yeni teslim edilen bir sitede ya da apartmanda yapılacak ilk genel kurul toplantısı (kat malikleri kurulu), yönetimin temellerinin atıldığı toplantıdır. Yönetici ya da yönetim kurulu bu toplantıda seçilir, ilk aidat belirlenir, banka hesabı ve vergi numarası için yetki verilir, müteahhitten devralınacak ortak alanlar konuşulur. İlk toplantı eksik yapılırsa ya da tutanağı doğru tutulmazsa bankadan vergi dairesine kadar her başvuruda sorun çıkabilir. Bu yazıda ilk genel kurula nasıl hazırlanılacağını anlatıyor ve doldurup kullanabileceğiniz bir site yönetimi ilk genel kurul toplantı tutanağı örneği veriyoruz.
İlk genel kurul ne zaman ve kim tarafından yapılır?
Apartman ve sitelerin yönetimi 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu’na tabidir. Kat malikleri kurulu, yönetim planında gösterilen zamanlarda; planda bir zaman belirtilmemişse her takvim yılının ilk ayı içinde toplanır (toplu yapı niteliğindeki sitelerde en geç iki yılda bir; aşağıdaki bloklu siteler bölümüne bakın). Önemli bir sebep çıkarsa yönetici, denetçi ya da kat maliklerinin üçte biri kurulu her zaman toplantıya çağırabilir (madde 29).
Yeni bir sitede henüz yönetici olmadığı için ilk toplantıya çağrıyı çoğu zaman kat maliklerinin en az üçte biri birlikte yapar. Yönetim planında ilk toplantıya çağrı görevi başka birine, örneğin müteahhide verilmişse o kişi de çağırabilir. Çağrı, toplantı sebebi ve gündem belirtilerek toplantıdan en az on beş gün önce bütün kat maliklerine imzalatılan bir çağrı kâğıdıyla ya da taahhütlü mektupla yapılır. Çağrıda ikinci toplantının yeri ve tarihi de yazılır (madde 29). Çağrı metni için Apartman Genel Kurul Çağrı İlanı Örneği yazımıza bakabilirsiniz.
Toplantıdan önce hazırlanması gerekenler
- Yönetim planı: Kat mülkiyeti kurulurken tapuya verilen yönetim planı, bütün kat maliklerini bağlayan bir sözleşme niteliğindedir ve ancak kat maliklerinin beşte dördünün oyuyla değiştirilebilir (madde 28). Toplu yapı niteliğindeki sitelerde ise yönetim planı, toplu yapı temsilciler kurulu üyelerinin temsil ettikleri bağımsız bölümlerin üçte ikisinin oyuyla değiştirilir (madde 70). Yönetimin kaç kişiden oluşacağı, aidatın nasıl paylaştırılacağı gibi kurallar burada yazar; toplantıdan önce okunmalıdır.
- Kat malikleri listesi: Bağımsız bölüm numaraları, malik adları ve arsa payları. Tapu kayıtlarından ya da müteahhitten alınabilir. Oy ve çoğunluk hesabı bu listeye göre yapılır.
- Noter onaylı karar defteri: Kurul kararları noterden onaylı karar defterine yazılır ve toplantıya katılanlarca imzalanır (madde 32). Defterin toplantıdan önce alınıp noterden onaylatılması önerilir.
- Tahmini gider listesi: Güvenlik, temizlik, ortak elektrik, asansör bakımı ve personel gibi kalemlerin yaklaşık maliyeti. İlk aidat bu listeye göre belirlenir.
- Müteahhitten alınacak belgeler: Ortak alanların listesi, asansör, jeneratör, hidrofor gibi tesisatın garanti belgeleri, abonelik bilgileri ve proje dosyaları.
İlk genel kurulun gündemi
- Açılış, yoklama ve toplantı yeter sayısının tespiti,
- Toplantı başkanı ve yazmanların (divan) seçilmesi,
- Yönetim planının okunması ve kat maliklerine bilgi verilmesi,
- Yöneticinin ya da yönetim kurulunun seçilmesi,
- Denetçinin seçilmesi,
- İlk dönem işletme projesinin görüşülmesi ve aylık aidatın (avansın) belirlenmesi,
- Vergi numarası alınması, banka hesabı açılması ve kurumlar nezdinde temsil için yetki verilmesi,
- Ortak alanların ve tesisatın müteahhitten teslim alınması,
- Personel ya da hizmet firmasıyla (güvenlik, temizlik) çalışılması konusunun görüşülmesi,
- Dilek ve temenniler, kapanış.
Site yönetimi ilk genel kurul toplantı tutanağı örneği
Aşağıdaki metni kendi sitenizin bilgileriyle doldurarak karar defterine yazabilirsiniz. Gündeminizde olmayan maddeleri çıkarın; yönetim planınızda farklı kurallar varsa onlara uyun.
…… SİTESİ KAT MALİKLERİ KURULU İLK TOPLANTI TUTANAĞI
Karar No: 1 · Toplantı tarihi ve saati: ../../2026, ……:…… · Toplantı yeri: ………… Sitesi (…… Mah. …… Sok. No: ……, Ada ……, Parsel ……, …… / ……) kat malikleri kurulu, ../../2026 tarihinde kat maliklerinin üçte biri / yönetim planı uyarınca …… tarafından bütün kat maliklerine imzalatılan çağrı / gönderilen taahhütlü mektup üzerine ilk toplantısını yapmıştır.
1. Açılış ve yoklama: Yapılan yoklamada toplam …… bağımsız bölümden …… kat malikinin (…… asaleten, …… vekâleten) hazır bulunduğu, katılanların arsa payı toplamının ……/…… olduğu ve toplantı yeter sayısının sağlandığı tespit edilmiştir.
2. Divan seçimi: Toplantı başkanlığına ……, yazmanlığa …… ve …… oy çokluğuyla seçilmiştir.
3. Yönetim planı: Tapuda kayıtlı yönetim planı okunmuş, kat maliklerine yönetim, aidat paylaşımı ve ortak alan kullanımıyla ilgili hükümler hakkında bilgi verilmiştir.
4. Yönetim seçimi: Yönetim planı uyarınca sitenin yönetimi tek yöneticiye / üç kişilik yönetim kuruluna verilmiştir. Yöneticiliğe / yönetim kurulu üyeliklerine …… (T.C. Kimlik No: ……) [, …… ve ……], kat maliklerinin hem sayı hem arsa payı bakımından çoğunluğunun oyuyla (toplam …… bağımsız bölümden …… kabul, …… ret; kabul edenlerin arsa payı toplamı ……/……) bir yıl süreyle seçilmiştir.
5. Denetçi seçimi: Denetçiliğe kat maliklerinden …… (bağımsız bölüm no: ……), kat maliklerinin sayı ve arsa payı çoğunluğuyla (…… kabul, …… ret; kabul edenlerin arsa payı toplamı ……/……) seçilmiştir.
6. İşletme projesi ve aidat: İlk dönem için hazırlanan tahmini gider listesi görüşülmüş; ../../2026 – ../../2027 dönemi için yıllık toplam gider …… TL olarak kabul edilmiştir. Aylık aidatın, yönetim planındaki paylaştırma esaslarına göre ekteki tabloda gösterildiği şekilde belirlenmesine ve her ayın ……’ine kadar yönetimin banka hesabına ödenmesine oy çokluğuyla (…… kabul, …… ret) karar verilmiştir. Seçilen yönetici, ilk dönem işletme projesini en geç üç ay içinde hazırlayıp kat maliklerine bildirir ve kurulun onayına sunar (madde 37).
7. Vergi numarası, banka ve temsil yetkisi: Seçilen yönetici …… (yönetim kurulu varsa: yönetim kurulu başkanı …… ile üyelerden birinin müşterek imzası), site adına vergi dairesinden vergi kimlik numarası almaya; …… Bankası …… Şubesi’nde yönetici sıfatıyla / site yönetimi adına hesap açmaya ve bu hesapta işlem yapmaya; ortak alan aboneliklerini site adına açmaya ve devralmaya; siteyi resmî kurumlar nezdinde temsil etmeye yetkilidir. Tek yönetici seçildiyse, tek seferde …… TL’yi aşan ödemelerde ikinci yetkili kat maliki …… (T.C. Kimlik No: ……) ile müşterek imza aranır.
8. Ortak alanların teslim alınması: Ortak alanların, tesisatın ve bunlara ait belgelerin müteahhit ……’dan yönetim adına teslim alınmasına; teslim sırasında görülen eksik ve kusurların tutanakla tespit edilmesine yöneticinin / yönetim kurulunun yetkili kılınmasına karar verilmiştir.
9. Hizmet alımları: Güvenlik ve temizlik hizmetleri için en az üç firmadan teklif alınmasına ve işletme projesindeki tutarı aşmamak üzere sözleşme yapılmasına yöneticinin yetkili kılınmasına karar verilmiştir.
10. Dilek ve temenniler: …… konuları görüşülmüş, karar alınmasına gerek görülmemiştir. Başka söz alan olmadığından toplantı ……:…… saatinde kapatılmıştır.
Toplantı başkanı: …… · Yazmanlar: …… / ……
Katılan kat maliklerinin adı soyadı, bağımsız bölüm numarası ve imzası (ret oyu verenler gerekçesiyle): ……
Banka yetkisi maddesini daha ayrıntılı yazmak isterseniz Apartman Yöneticisi Banka Yetkisi Karar Örneği, diğer kurumlar için Apartman Yönetimi Yetki Kararı Örneği yazılarımızdaki metinleri kullanabilirsiniz.
Birden çok bloklu sitelerde dikkat edilmesi gerekenler
Toplu yapı niteliğindeki sitelerde her blok, yalnız kendi ortak yerleriyle ilgili konularda blok kat malikleri kurulunca yönetilir; site geneline ait ortak yer ve tesisler ise toplu yapı kat malikleri kurulunca ya da yönetim planı bu yetkiyi verdiyse blok yöneticilerinden oluşan toplu yapı temsilciler kurulunca yönetilir (madde 69). Bu sitelerde kurullar en geç iki yılda bir toplanır (madde 29) ve yönetim planı üçte iki çoğunlukla değiştirilir (madde 70). İlk toplantıdan önce yönetim planınızın bu bölümünü mutlaka okuyun ve tutanağı plandaki kurullara göre düzenleyin.
Toplantıdan sonra yapılması gerekenler
- Tutanağı karar defterine yazdırıp imzalatın. Ret oyu verenler gerekçesini belirterek imza atar (madde 32).
- Vergi numarasını alın. Bkz. Siteler Vergi Numarası Almak Zorunda mı?
- Banka hesabını açın ve hesap bilgisini kat maliklerine duyurun.
- Abonelikleri devralın: Ortak alan elektrik, su ve doğalgaz aboneliklerini müteahhitten yönetim adına devralın.
- Kararları duyurun: Toplantıya katılmayan kat maliklerine kararları ve yeni aidat tutarını bildirin.
Sık sorulan sorular
İlk genel kurulda müteahhit oy kullanabilir mi?
Müteahhit henüz satılmamış ve tapusu kendisinde olan bağımsız bölümlerin maliki olarak oy kullanabilir. Ancak birden çok bölümü olan bir kat malikinin oyu bütün oyların üçte birini geçemez (madde 31).
İlk toplantıda çoğunluk sağlanamazsa ne olur?
Toplantı, çağrıda belirtilen ikinci tarihte yapılır. İkinci toplantı ilkinden en az yedi, en geç on beş gün sonra yapılır ve bu toplantıda karar yeter sayısı katılanların salt çoğunluğudur (madde 29, 30). Ancak yönetici seçimi için yine kat maliklerinin sayı ve arsa payı çoğunluğu gerekir (madde 34). Kurul toplanıp yönetici seçemezse kat maliklerinden biri sulh hukuk mahkemesinden yönetici atanmasını isteyebilir (madde 34).
Yönetim tek kişi mi, üç kişi mi olmalı?
Yönetim tek bir yöneticiye ya da üç kişilik bir yönetim kuruluna verilebilir (madde 34). Küçük apartmanlarda tek yönetici genellikle yeterlidir; büyük sitelerde iş yükü ve denge açısından yönetim kurulu tercih edilir. Ayrıntı için Site Yönetim Kurulu Kaç Kişiden Oluşur? yazımıza bakabilirsiniz.
Sonraki yıllarda toplantı nasıl yapılır?
İlk yıldan sonra yapılacak olağan toplantılar için Apartman Genel Kurul Toplantısı Karar Örneği yazımızdaki hazır metni kullanabilirsiniz.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Yönetim planınızda özel hükümler varsa ya da uyuşmazlık söz konusuysa bir hukukçuya danışmanız önerilir.