Apartman genel kurulunda (kat malikleri kurulu) alınan kararların geçerli ve tartışmasız olmasının ilk şartı, toplantıya doğru biçimde ve zamanında çağrı yapılmasıdır. Çağrıyı almayan bir kat maliki, alınan kararlara itiraz edebilir. Bu yazıda genel kurul çağrısının ne zaman, kim tarafından ve nasıl yapılacağını anlatıyor; olağan ve olağanüstü toplantı için doldurup kullanabileceğiniz apartman genel kurul çağrı ilanı örneklerini veriyoruz.
Genel kurul çağrısının yasal dayanağı
Apartman ve sitelerin yönetimi 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu’na tabidir. Kat malikleri kurulu, yönetim planında gösterilen zamanlarda; planda bir zaman belirtilmemişse her takvim yılının ilk ayı içinde olağan olarak toplanır (madde 29).
Önemli bir sebep çıkarsa yönetici, denetçi ya da kat maliklerinin üçte biri kurulu her zaman olağanüstü toplantıya çağırabilir. Bu çağrı, toplantı sebebi belirtilerek toplantıdan en az on beş gün önce bütün kat maliklerine imzalatılan bir çağrı kâğıdıyla ya da taahhütlü mektupla yapılır (madde 29).
Toplantı olağan da olsa olağanüstü de olsa, çağrıda ilk toplantıda çoğunluk sağlanamazsa yapılacak ikinci toplantının yeri ve tarihi belirtilir; iki toplantı arasındaki süre yedi günden az olamaz (madde 29) ve ikinci toplantı ilkinden en geç on beş gün sonra yapılır (madde 30).
Kanun on beş günlük süreyi, imzalı çağrı ya da taahhütlü mektup yöntemini ve toplantı sebebinin bildirilmesini açıkça olağanüstü toplantı için koyar. Olağan toplantıda da aynı yöntemle, en az on beş gün önce, gündemi ve ikinci toplantı tarihini gösteren yazılı bir çağrı yapmak, sonradan çıkabilecek itirazları önlemenin en güvenli yoludur. Yönetim planınız çağrı için ayrıca bir usul belirlemişse o usule de uymanız gerekir.
Çağrıyı kim yapar?
- Yönetici: Kat malikleri kurulunu toplantıya çağırmak yöneticinin kanuni görevidir (madde 35/k); olağan yıllık toplantıya çağrıyı yönetici yapar, önemli bir sebep varsa olağanüstü toplantıya da çağırabilir.
- Denetçi: Önemli bir sebep varsa kurulu olağanüstü toplantıya çağırabilir.
- Kat maliklerinin üçte biri: Önemli bir sebep varsa (örneğin yönetici olağan toplantıyı yapmıyorsa ya da yöneticinin değiştirilmesi gerekiyorsa), kat maliklerinin en az üçte biri birlikte çağrı yapabilir.
Çağrı ilanında bulunması gerekenler
- Apartmanın adı ve adresi,
- Toplantının türü (olağan ya da olağanüstü) ve olağanüstüyse toplantı sebebi,
- İlk toplantının tarihi, saati ve yeri,
- Çoğunluk sağlanamazsa yapılacak ikinci toplantının tarihi, saati ve yeri (ilk toplantıdan en az yedi, en geç on beş gün sonra),
- Madde madde gündem,
- Katılamayanların vekâletle temsil edilebileceği bilgisi,
- Çağrıyı yapanın adı, sıfatı (yönetici, denetçi ya da kat malikleri) ve imzası.
Örnek 1: Olağan genel kurul çağrı ilanı
Yıllık olağan toplantı için kullanılır. Noktalı yerleri kendi bilgilerinizle doldurun.
…… APARTMANI KAT MALİKLERİ KURULU OLAĞAN TOPLANTI ÇAĞRISI
Sayın Kat Maliki,
…… Apartmanı (…… Mah. …… Sok. No: ……, …… / ……) kat malikleri kurulunun yıllık olağan toplantısı, aşağıdaki gündemi görüşmek üzere ../../2026 …… günü saat ……:……’de …… adresinde yapılacaktır.
İlk toplantıda toplantı yeter sayısı sağlanamazsa ikinci toplantı, aynı gündemle ../../2026 …… günü saat ……:……’de aynı yerde yapılacaktır.
GÜNDEM
1. Açılış, yoklama ve toplantı yeter sayısının tespiti,
2. Toplantı başkanı ve yazmanın seçilmesi,
3. Yöneticinin ../../2025 – ../../2026 dönemi faaliyet ve hesap raporunun okunması,
4. Denetçi raporunun okunması,
5. Raporların görüşülmesi ve yöneticinin ibrası,
6. Yeni dönem yöneticisinin ve denetçisinin seçilmesi,
7. ../../2026 – ../../2027 dönemi işletme projesinin görüşülmesi ve aylık aidatın belirlenmesi,
8. Dilek ve temenniler, kapanış.Toplantıya katılamayacak kat maliklerinin, kendilerini temsil etmek üzere yazılı vekâlet vermeleri rica olunur.
Saygılarımızla,
Yönetici: …… · İmza: …… · Tarih: ../../2026
Örnek 2: Olağanüstü genel kurul çağrı ilanı
Önemli bir sebeple, örneğin yönetici değişikliği ya da acil bir onarım kararı için kullanılır. Kanun bu çağrıda toplantı sebebinin belirtilmesini açıkça ister.
…… APARTMANI KAT MALİKLERİ KURULU OLAĞANÜSTÜ TOPLANTI ÇAĞRISI
Sayın Kat Maliki,
…… Apartmanı kat malikleri kurulu, …… (toplantı sebebi; örneğin çatıda meydana gelen hasarın onarımı / yöneticinin görevine son verilmesi) sebebiyle aşağıdaki gündemi görüşmek üzere ../../2026 …… günü saat ……:……’de …… adresinde olağanüstü toplantıya çağrılmaktadır.
İlk toplantıda toplantı yeter sayısı sağlanamazsa ikinci toplantı, aynı gündemle ../../2026 …… günü saat ……:……’de aynı yerde yapılacaktır.
GÜNDEM
1. Açılış, yoklama ve toplantı yeter sayısının tespiti,
2. Toplantı başkanı ve yazmanın seçilmesi,
3. …… konusunun görüşülmesi ve karara bağlanması,
4. Kapanış.Çağrıyı yapan: Yönetici …… / Denetçi …… / Kat malikleri (toplam …… bağımsız bölümden ……’i):
Adı soyadı, bağımsız bölüm no ve imza: ……
Örnek 3: Çağrının tebliğ edildiğini gösteren imza listesi
Çağrı elden dağıtılıyorsa, her kat malikinin çağrıyı aldığını gösteren bir imza listesi tutulmalıdır. Elden ulaşılamayan kat maliklerine çağrı taahhütlü mektupla gönderilir ve gönderi makbuzları saklanır.
ÇAĞRI TEBLİĞ LİSTESİ
…… Apartmanı kat malikleri kurulunun ../../2026 tarihinde yapılacak olağan / olağanüstü toplantısına ilişkin çağrının bir örneğini aldım.Bağımsız bölüm no · Kat malikinin adı soyadı · Teslim tarihi · İmza
1 · …… · ../../2026 · ……
2 · …… · ../../2026 · ……
3 · …… · ../../2026 · ……Taahhütlü mektupla gönderilenler: Bağımsız bölüm no …… · Gönderim tarihi ../../2026 · Gönderi no ……
Sık yapılan hatalar
- Yalnız ilan panosuna asmak: Panoya asılan duyuru herkese ulaşmayabilir. Olağanüstü toplantıda kanun imzalı çağrı ya da taahhütlü mektup ister; olağan toplantıda da bu yöntemi kullanmak en güvenlisidir.
- Daireden taşınmış kat maliklerini unutmak: Dairesini kiraya veren kat maliki apartmanda oturmasa da çağrılmalıdır. Çağrı kiracıya değil, kat malikine yapılır.
- Sürelere uymamak: Çağrının toplantıdan on beş günden daha kısa bir süre önce yapılması ya da iki toplantı arasında yedi günden az ya da on beş günden fazla süre bırakılması kararların tartışılmasına yol açabilir.
- Gündemi belirsiz yazmak: “Çeşitli konular” gibi ifadeler yerine karara bağlanacak her konunun gündemde açıkça yazılması önerilir.
Sık sorulan sorular
Genel kurul çağrısı WhatsApp ya da e-postayla yapılabilir mi?
Kanun olağanüstü toplantı için imzalı çağrı ya da taahhütlü mektup öngörür. Mesaj ve e-posta duyuru için faydalıdır ama tek başına yeterli olmayabilir. Yönetim planınızda başka bir yöntem kabul edilmemişse kanundaki yöntemi kullanmanız önerilir.
Çağrı yapılmadan toplantı yapılırsa ne olur?
Usulüne uygun çağrı yapılmadan alınan kararlara karşı, toplantıya katılmayan kat malikleri kararı öğrendikleri tarihten itibaren bir ay içinde (her hâlde karar tarihinden itibaren altı ay içinde), toplantıya katılıp karara aykırı oy verenler ise karar tarihinden itibaren bir ay içinde sulh hukuk mahkemesinde iptal davası açabilir (madde 33). Bütün kat malikleri toplantıya katılmışsa ve kimse itiraz etmiyorsa sorun çıkma ihtimali azalır; yine de kayıt için çağrının yazılı yapılması önerilir.
Toplantıda neler yazılacak?
Toplantıda alınacak kararın hazır bir örneği için Apartman Genel Kurul Toplantısı Karar Örneği, vekâletle oy için Site Kat Malikleri Genel Kurulunda Vekâlet ile Oy Kullanma Esasları, toplantı duyurusunun kısa hâli için Site ve Apartman Toplantı Duyurusu Örneği yazılarımıza bakabilirsiniz. Yönetici değişikliği gündemdeyse Apartman Yönetici Değişikliği Karar Örneği işinize yarayacaktır.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Yönetim planınızda özel hükümler varsa ya da uyuşmazlık söz konusuysa bir hukukçuya danışmanız önerilir.