Aidat takip programı, bir apartmanın ya da sitenin aidat borçlarını oluşturan, ödemeleri kaydeden, geciken borçları gösteren ve bütün bunları kat maliklerine şeffaf biçimde raporlayan yazılımdır. Aidat takibinin yöntemini ve yasal çerçevesini adım adım Site Aidatı Nasıl Takip Edilir? yazımızda anlattık. Bu yazıda ise aynı işin bir aidat takip programında, somut olarak Dijiyon’da, bir ay boyunca nasıl işlediğini gösteriyoruz. Bu yazı Dijiyon ekibi tarafından hazırlanmıştır.
Aidat takip programı kimler için?
Aidat yalnız apartman ve sitelerin konusu değildir. Ortak gideri paylaşan ya da üyelerinden düzenli ödeme toplayan her yapının benzer bir ihtiyacı vardır. Dijiyon; apartman, site, rezidans, iş merkezi, AVM, dernek, vakıf, meslek odası ve yönetim şirketleri için kullanılan bulut tabanlı bir yazılımdır. Özellikler yönetim türüne göre kısıtlanmaz, ekranlar yapınıza göre uyarlanır; örneğin çok bloklu bir sitede blok ve kat bazında dağıtım, AVM’de mağaza bazında gider paylaşımı öne çıkar. Size uygun sayfayı Kimler İçin bölümünde bulabilirsiniz.
Bir aidat döngüsü Dijiyon’da nasıl işler?
1. Bölümler ve kişiler bir kez tanımlanır
Her bağımsız bölüm blok, kat ve numarasıyla kaydedilir; malik, kiracı ve sakin ayrımı tek kayıtta tutulur. Bir bölümde değişen bilgi, bağlı olduğu bütün ekranlara aynı anda yansır. Daha önce defter, Excel ya da başka bir programla çalıştıysanız bu kayıtlar ve açık bakiyeler uzman ekip tarafından ücretsiz aktarılır; aktarım sonrası bakiyelerin birebir tuttuğu kontrol edilir.
2. Aidat otomatik borçlandırılır
Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 20. maddesine göre, aralarında başka bir anlaşma yoksa kat malikleri kapıcı, kaloriferci, bahçıvan ve bekçi giderlerine eşit olarak, diğer ortak giderlere ise arsa payı oranında katılır. Dijiyon’da aylık ya da dönemsel borçlandırmayı tek ekrandan başlatırsınız; dağıtım yöntemi olarak arsa payı, eşit paylaşım ya da kişi başı seçilebilir ve borç blok, kat ve bölüm bazında dağıtılır. Yanlış yapılan bir borçlandırma geri alınabilir.
3. Sakin borcunu görür ve öder
Sakinlerin yönetimi arayıp “borcum ne kadar?” diye sormasına gerek kalmaz. Telefon numarası ya da T.C. kimlik numarasıyla Aidat Öde ekranından borcunu görür, kredi kartıyla taksitli ödeyebilir; dekont anında düşer. Ödeme, yönetime özel web sitesinden ya da telefonun tarayıcısından da yapılabilir; uygulama indirmek gerekmez.
4. Tahsilatlar tek ekranda toplanır
Kasaya elden gelen ödeme, banka hesabına gelen havale ve kredi kartıyla yapılan ödeme aynı ekranda görünür. Banka hareketleri içe aktarılıp ilgili bölümlerin borçlarıyla eşleştirilir; anlaşmalı bankalarla eşleşme otomatik yapılır. Tahsilat girildiği anda muhasebeleşir.
5. Geciken borçlar kendiliğinden hesaplanır
KMK md.20’ye göre aidatını zamanında ödemeyen kat maliki, geciktiği günler için aylık yüzde 5 hesabıyla gecikme tazminatı öder; yargı kararlarına göre yönetim planı yalnız daha düşük bir oran öngörebilir. Dijiyon’da oran ve günlük ya da aylık hesap tekniği ayarlardan belirlenir; gecikme tazminatı vadesi geçen borçlara otomatik işler. Sakin kendi ekranında vade, tutar ve gecikme zammını ayrı ayrı görür.
6. Hatırlatma gönderilir
Borç hatırlatmaları ve duyurular SMS, WhatsApp, e-posta ve panel duyurusu olarak tek ekrandan, aynı anda gönderilir; kimin okuduğu ve onayladığı görülür. Kontör paketi pakete dahildir. Borç bilgisini herkesin gördüğü bir gruba yazmanın kişisel veriler açısından neden sorunlu olduğunu Apartman WhatsApp Grubunda Borç Paylaşımı KVKK’ya Aykırı mı? yazımızda ele aldık; kişiye özel hatırlatma bu yüzden daha doğru bir yoldur.
7. Ay sonu raporu hazır gelir
Mizan, bilanço ve defteri kebir arka planda kendiliğinden güncellenir. Tahsilat oranını ve gelir-gider dağılımını grafik raporlama ekranlarında izleyebilir, raporları antetli Excel ya da PDF olarak alıp kat malikleriyle ya da denetçiyle paylaşabilirsiniz.
8. Ödenmeyen borç için takip başlar
KMK md.20 uyarınca ödemeyen kat malikine karşı yönetici ya da diğer kat malikleri dava açabilir veya icra takibi yapabilir. Dijiyon’daki İcra Takip ekranı bu süreçleri kayıt altında tutmanızı sağlar. Kesinleşmiş işletme projesi ve kurulun işletme giderlerine ilişkin kararları, İcra ve İflas Kanunu’nun 68. maddesinin birinci fıkrasında sayılan belgelerden sayılır (KMK md.37); bu nedenle borçlandırmanın onaylı projeye dayanması önemlidir.
Aidat takibinin yanında aynı pakette neler var?
Dijiyon tek paket olarak sunulur; panelde gördüğünüz her ekran pakete dahildir, ek modül, ek lisans ya da ek fatura yoktur. Aidat takibine ek olarak şu araçlar da aynı panelde bulunur:
- Genel muhasebe: kasa, banka, mizan, bilanço (Genel Muhasebe)
- Arıza ve iş emri takibi (Arıza Takip)
- Personel ve insan kaynakları (İnsan Kaynakları)
- Demirbaş kayıtları, tesis rezervasyonu, otopark ve plaka tanıma (Tesis, Otopark)
- Yönetime özel web sitesi (Web Sitesi)
Bütün ekranların listesi Özellikler sayfasındadır.
Kurulum, eğitim ve destek
Bir aidat takip programına geçişte en çok merak edilen konu, eski kayıtların ne olacağıdır. Dijiyon’da hangi programdan ya da dosyadan geliyor olursanız olun bölümler, sakinler, bakiyeler ve gelir-gider geçmişi ücretsiz aktarılır. Kurulum ve eğitim pakete dahildir. Kullanım sırasında haftanın altı günü telefonla ve panel içi destek hattıyla uzman ekibe ulaşabilirsiniz. Excel’den geçişin adımlarını ayrıntılı olarak Excel’e Alternatif Yazılım yazımızda anlattık.
Nasıl başlarsınız?
- Hesap açın: Hesap açma sayfasından yönetiminizi tanımlayın. 10 gün boyunca kredi kartı gerekmeden, bütün özellikler açık olarak ücretsiz deneyebilirsiniz.
- Kayıtlarınızı gönderin: Mevcut listeleriniz ve bakiyeleriniz uzman ekip tarafından aktarılır.
- Borçlandırma kuralını belirleyin: İşletme projenizdeki tutarı ve dağıtım yöntemini girin, gecikme oranını yönetim planınıza göre ayarlayın.
- Sakinleri bilgilendirin: Borçlarını Aidat Öde ekranından görebileceklerini duyurun.
Önce bir sunum görmek isterseniz iletişim sayfasından ücretsiz demo talep edebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Sakinlerin uygulama indirmesi gerekir mi?
Hayır. Dijiyon mobil uyumludur; sakinler ve yöneticiler telefon ya da tabletin tarayıcısından aynı ekranları kullanır.
Yanlış borçlandırma yaparsam ne olur?
Yapılan borçlandırma geri alınabilir; düzeltmeyi yaptıktan sonra borçlandırmayı yeniden başlatabilirsiniz.
Birden fazla yönetimi tek hesaptan izleyebilir miyim?
Evet. Yönetim şirketleri bütün yönetimlerini tek hesaptan yönetir; her yönetimin kendi paneli, kasası ve raporu olur.
Kiracı aidattan sorumlu mu?
KMK md.22’ye göre bağımsız bölümden kira sözleşmesiyle devamlı faydalanan kişi, kat malikinin gider ve avans borcundan ve gecikme tazminatından onunla birlikte sorumludur; ancak kiracının sorumluluğu ödemekle yükümlü olduğu kira miktarıyla sınırlıdır ve yaptığı ödeme kira borcundan düşülür. Dijiyon’da malik ve kiracı ayrı tutulduğu için kimin ödeme yaptığı açıkça görünür.
Gecikme tazminatı oranını yükseltebilir miyiz?
Hayır. KMK md.20 aylık yüzde 5 oranını öngörür; yargı kararlarına göre yönetim planı yalnız daha düşük bir oran öngörebilir.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Yönetim planınızda özel hükümler varsa ya da uyuşmazlık söz konusuysa bir hukukçuya danışmanız önerilir.