Güvenlik görevlisi, temizlik personeli, kapıcı, bahçıvan, teknik ekip… Orta ölçekli bir sitede bile yönetimin her gün kişisel verisini işlediği çok sayıda çalışan vardır. Bunların büyük kısmı rutin işlerdir: işe giriş evrakı, bordro, izin kayıtları, vardiya çizelgesi. Ancak personelin giriş-çıkış saatlerinin nasıl kaydedileceği konusu, son dönemde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun doğrudan ele aldığı bir alan hâline geldi. Bu yazıda site ve apartman yönetimlerinin personel verisini 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (KVKK) uygun biçimde nasıl işleyebileceğini, parmak izi ve yüz tanıma gibi biyometrik sistemlerin neden sorunlu olduğunu anlatıyor; uyarlayıp kullanabileceğiniz bir personel aydınlatma metni örneği veriyoruz.
Sakinlere ilişkin verilerde günlük dikkat edilecek noktalar için Apartman ve Site Yönetiminde KVKK kontrol listesine, yönetimin veri sorumlusu olarak genel yükümlülükleri için Apartman ve Site Yönetimlerinde KVKK yazımıza bakabilirsiniz.
Yönetim personelin hangi verilerini işler?
Personel çalıştıran yönetim, bu çalışanlar bakımından veri sorumlusu konumundadır. Uygulamada işlenen veriler genellikle şunlardır:
- Kimlik ve iletişim: ad-soyad, T.C. kimlik numarası, adres, telefon.
- Özlük ve bordro: sözleşme, ücret, banka hesabı, SGK bildirimleri, izinler.
- Çalışma süresi: vardiya, giriş-çıkış saatleri, fazla çalışma kayıtları.
- Görüntü: ortak alanlardaki güvenlik kameralarına yansıyan kayıtlar.
- Sağlık: işe giriş ya da periyodik sağlık raporları, iş kazası kayıtları.
Bu verilerin çoğu KVKK’nın 5. maddesindeki şartlara dayanır: iş sözleşmesinin kurulması ve ifası, sosyal güvenlik ve iş mevzuatından doğan hukuki yükümlülükler, gerektiğinde bir hakkın kullanılması ya da korunması. Bu nedenle bordro veya SGK bildirimi gibi işlemler için çalışandan ayrıca açık rıza almak gerekmez. Asıl dikkat gerektiren kalemler, özel nitelikli verilerdir.
Biyometrik veri neden “özel nitelikli”?
KVKK’nın 6. maddesi; sağlık, ceza mahkûmiyeti, dernek ya da sendika üyeliği gibi verilerle birlikte biyometrik ve genetik verileri de özel nitelikli kişisel veri sayar. Parmak izi, yüz geometrisi, avuç içi damar haritası ya da iris taraması bu kapsamdadır. Bu verilerin işlenmesi kural olarak yasaktır; ancak maddede sayılan istisnalardan birinin bulunması hâlinde mümkündür. İstisnalar arasında ilgili kişinin açık rızası, kanunlarda açıkça öngörülme ve istihdam, iş sağlığı ve güvenliği ile sosyal güvenlik alanlarındaki hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için zorunluluk gibi hâller yer alır. Ayrıca bu verileri işleyen herkesin Kurul’un belirlediği yeterli önlemleri alması şarttır.
Sağlık raporları da özel nitelikli veridir. Bunlar iş sağlığı ve güvenliği mevzuatından doğan yükümlülük kapsamında işlenebilir; ancak yalnızca gereken kişilerin erişebileceği ayrı ve kilitli bir dosyada ya da yetki tanımlı bir sistemde saklanmalıdır.
Kurul’un 2026/921 sayılı ilke kararı: biyometrik mesai takibi
Kişisel Verileri Koruma Kurulu, 29.04.2026 tarihli ve 2026/921 sayılı “Mesai Takibi Amacıyla Biyometrik Veri İşlenmesi Hakkında İlke Kararı”nı 2 Haziran 2026 tarihli Resmî Gazete’de yayımladı. Karar yalnızca sitelere değil, çalışan çalıştıran tüm veri sorumlularına yöneliktir; dolayısıyla personel çalıştıran site ve apartman yönetimlerini de doğrudan ilgilendirir. Kararın öne çıkan tespitleri şöyle özetlenebilir:
- Mevzuatta çalışma sürelerinin takibine ilişkin hükümler bulunsa da takibin biyometrik veriyle yapılmasını gerektiren açık bir hüküm yoktur; bu nedenle “kanunlarda açıkça öngörülme” şartına dayanılamaz.
- Diğer istisnalar da mesai takibinde uygulama alanı bulmadığından geriye yalnızca açık rıza kalır. Ancak işçi ile işveren arasındaki güç dengesizliği nedeniyle rızanın özgür iradeye dayandığı tartışmalıdır; açık rıza tek başına yeterli bir hukuki zemin oluşturmaz.
- Daha az müdahaleci yöntemler varken, geçerli bir açık rıza olsa bile biyometrik mesai takibi KVKK’nın 4. maddesindeki ölçülülük ilkesini karşılamaz.
- Kurul alternatif olarak şifreli kart ya da PIN tabanlı sistemleri, imza ve kâğıt bazlı devam çizelgelerini, RFID/NFC kimlik kartlarını ve bir denetçi gözetiminde elle giriş kaydını saymıştır.
- Bu hususlara uyulmadığının tespiti hâlinde Kanun’un 18. maddesi gereğince idari yaptırım uygulanacağı belirtilmiştir.
Pratik sonuç açıktır: sitenizde personelin giriş-çıkışı parmak izi, yüz tanıma veya avuç içi okuyucuyla kaydediliyorsa bu uygulamayı gözden geçirmeniz, kartlı ya da şifreli bir sisteme geçmeniz ve daha önce toplanmış biyometrik şablonların imhasını planlamanız gerekir. Çalışana “kendi rızamla kabul ediyorum” formu imzalatmak bu sorunu çözmez.
İlke kararı mesai takibiyle ilgilidir. Sakinlerin havuz, spor salonu veya ana kapı geçişlerinde biyometrik sistem kullanılması ayrı bir değerlendirme gerektirir; ancak aynı ölçülülük ilkesi orada da geçerlidir. Kart, şifre ya da mobil karekod gibi seçenekler mevcutken biyometrik geçişi zorunlu tutmak ciddi hukuki risk taşır.
KVKK’ya uygun personel giriş-çıkış takibi için adımlar
- Yöntemi seçin: kartlı (RFID/NFC) geçiş, kişiye özel şifre ya da PIN, imzalı devam çizelgesi gibi biyometrik olmayan bir yöntem belirleyin.
- Yalnız gerekeni kaydedin: mesai takibi için giriş-çıkış saati ve tarih yeterlidir. Sürekli konum izleme gibi amacı aşan uygulamalardan kaçının.
- Aydınlatın: çalışana işe başlarken hangi verilerin, hangi amaçla ve hangi hukuki sebeple işlendiğini yazılı olarak bildirin (aşağıdaki örnek).
- Erişimi sınırlayın: giriş-çıkış kayıtlarını yalnızca yönetici, bordroyu hazırlayan mali müşavir ve gerekiyorsa denetçi görsün. Kayıtları sakinlerin bulunduğu mesajlaşma gruplarında paylaşmayın.
- Hizmet sağlayıcıyla sözleşme yapın: kart sistemi ya da yazılım bir firma tarafından sağlanıyorsa, KVKK’nın 12. maddesi gereği veri güvenliği tedbirlerinden onunla birlikte sorumlu olursunuz. Sözleşmeye veri güvenliği ve gizlilik hükümleri ekleyin.
- Saklama süresi belirleyin: iş ve sosyal güvenlik mevzuatındaki saklama yükümlülüklerini mali müşavirinizle birlikte belirleyin; süresi dolan kayıtları silin ya da yok edin (KVKK md.7).
- Kamerayı mesai takibine dönüştürmeyin: güvenlik amacıyla kurulan kameraların görüntüleri, çalışanı sürekli izlemek için kullanılmamalıdır. Kameranın varlığı ve amacı aydınlatma metninde belirtilmelidir.
Örnek: Site personeli için aydınlatma metni
Aşağıdaki metin genel bir şablondur; işlediğiniz verilere ve kullandığınız sisteme göre düzenleyin.
…… SİTESİ YÖNETİMİ – ÇALIŞAN AYDINLATMA METNİ
Veri sorumlusu: …… Sitesi Yönetimi (Adres: ……, İletişim: ……). Yönetici: ……
İşlenen veriler: Kimlik (ad-soyad, T.C. kimlik no), iletişim, özlük ve bordro bilgileri, banka hesap bilgisi, giriş-çıkış saatleri (kartlı geçiş / şifre / imzalı çizelge), ortak alanlardaki güvenlik kamerası görüntüleri, işe giriş ve periyodik sağlık raporları.
Amaçlar: İş sözleşmesinin kurulması ve yürütülmesi, ücret ve bordro işlemleri, sosyal güvenlik bildirimleri, çalışma sürelerinin kaydı, iş sağlığı ve güvenliği yükümlülükleri, ortak alanların güvenliği.
Hukuki sebepler: 6698 sayılı Kanun md.5/2 (c) sözleşmenin kurulması ve ifası, (ç) hukuki yükümlülük, (e) bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması, (f) meşru menfaat; sağlık verileri bakımından md.6/3 (f) istihdam ve iş sağlığı ve güvenliği alanındaki hukuki yükümlülükler.
Aktarım: Kanuni yükümlülükler kapsamında Sosyal Güvenlik Kurumu ve yetkili kamu kurumlarına; bordro hizmeti kapsamında mali müşavir ……’e; ücret ödemesi için bankaya; yazılım/kart sistemi hizmeti kapsamında …… firmasına.
Toplama yöntemi: İşe giriş formu, kartlı geçiş sistemi / imzalı çizelge, kamera sistemi ve tarafınızca iletilen belgeler.
Parmak izi, yüz veya avuç içi gibi biyometrik verileriniz işlenmemektedir.
Haklarınız: 6698 sayılı Kanun md.11 uyarınca verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi talep etme, düzeltilmesini veya silinmesini isteme, aktarıldığı üçüncü kişileri bilme ve zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz. Başvurularınızı yazılı olarak …… adresine iletebilirsiniz; başvurular en geç otuz gün içinde yanıtlanır.
Tebliğ tarihi: ../../2026 · Okudum, bilgilendirildim: Ad-soyad …… İmza ……
Aydınlatma bir onay değil, bilgilendirmedir; çalışanın imzası yalnızca metnin kendisine iletildiğini belgelemek içindir. Aydınlatma metniyle açık rıza metnini aynı kâğıtta birleştirmeyin.
Sık sorulan sorular
Çalışan yazılı açık rıza verirse parmak izi okuyucu kullanılabilir mi?
Kurul’un 2026/921 sayılı ilke kararına göre, mesai takibinde daha az müdahaleci yöntemler bulunduğu sürece geçerli bir açık rıza olsa bile biyometrik takip ölçülülük ilkesini karşılamaz. Ayrıca işçi-işveren ilişkisindeki güç dengesizliği nedeniyle rızanın özgürlüğü tartışmalıdır. Bu nedenle rıza formu bu uygulamayı hukuka uygun hâle getirmez.
Mevcut parmak izi kayıtlarını ne yapmalıyız?
Biyometrik olmayan bir sisteme geçtikten sonra cihazda ve yazılımda tutulan biyometrik şablonların silinmesi ya da yok edilmesi gerekir (KVKK md.7). İmhayı bir tutanakla belgeleyin; cihazı sağlayan firmadan da verilerin kendi sistemlerinden silindiğine dair yazılı teyit isteyin.
Personelin adli sicil kaydını isteyebilir miyiz?
Ceza mahkûmiyetine ilişkin veriler de özel nitelikli veridir. Bu bilgi ancak 6. maddedeki istisnalardan biri, örneğin işin niteliğine ilişkin bir kanuni düzenleme varsa istenmelidir. Böyle bir dayanak yoksa genel bir uygulama olarak tüm çalışanlardan adli sicil kaydı istemekten kaçının.
Güvenlik ve temizlik hizmeti bir şirketten alınıyorsa sorumluluk kimde?
Personelin işvereni hizmeti veren şirketse, çalışanların özlük ve bordro verilerinden kural olarak o şirket sorumludur. Ancak yönetim, kendi kurduğu kamera ve geçiş sistemleri gibi işlemler bakımından veri sorumlusu olmaya devam eder. Sözleşmede tarafların veri işleme rollerini açıkça yazmanız önerilir.
Ortak alanlardaki kameralar personeli de kaydediyor; bu sorun mu?
Güvenlik amacıyla kurulan ve ortak alanları gören kameralar, aydınlatma yapılması ve amaçla sınırlı kullanılması koşuluyla genellikle sorun oluşturmaz. Soyunma odası, dinlenme odası gibi mahremiyet beklentisi yüksek alanlara kamera konulmamalı; görüntüler personelin dakika dakika izlenmesi için kullanılmamalıdır.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Yönetim planınızda özel hükümler varsa ya da uyuşmazlık söz konusuysa bir hukukçuya danışmanız önerilir.