“Apartman yönetimi” denince çoğu kişinin aklına yalnız yönetici gelir. Oysa Kat Mülkiyeti Kanunu’nda yönetim üç ayaklıdır: kararı kat malikleri kurulu verir, uygulamayı yönetici ya da yönetim kurulu yapar, hesapları denetçi ya da denetim kurulu kontrol eder. Bu yazı, bu üç organın arasındaki iş bölümünü ve görevlerin yıl içinde hangi aya düştüğünü gösteren bir takvim sunuyor. Yöneticinin kanundaki görevlerinin madde madde tam listesi ve hakları için Site ve Apartman Yöneticisi Görevleri ve Hakları yazımıza bakabilirsiniz.
Üç organ, üç ayrı rol
Kat malikleri kurulu: karar organı
Bina kat malikleri kurulunca yönetilir ve yönetim tarzını, kanunların emredici hükümleri saklı kalmak üzere, bu kurul belirler (madde 27). Yönetici ve denetçiyi seçmek, işletme projesini (yıllık bütçe) onaylamak, yöneticinin hesabını görmek, ortak yerlerle ilgili kararları vermek ve kat malikleri arasındaki kullanım anlaşmazlıklarını çözmek kurulun işidir (madde 32, 34, 37, 39 ve 41). Kiracılar kurulun üyesi değildir; kat malikinden vekâlet alırlarsa onun adına oy kullanabilirler.
Yönetici ya da yönetim kurulu: yürütme organı
Günlük işleri yürütecek organ ya tek kişidir (yönetici) ya da üç üyeden oluşur (yönetim kurulu); seçimde bütün kat maliklerinin sayı ve arsa payı çoğunluğu aranır (madde 34). Kurul kararını uygulamak, bakım ve onarımı yürütmek, aidatı toplamak, ödemeleri yapmak, binayı sigorta ettirmek, defter tutmak ve kurulu toplantıya çağırmak yürütme organının görevidir (madde 35 ve 36). Seçim kuralları için Apartman Yöneticisi Kaç Kişi ile Seçilir? yazımıza bakabilirsiniz.
Denetçi ya da denetim kurulu: kontrol organı
Denetim görevi aslen kat malikleri kurulundadır. Kurul bu görevi, kat malikleri arasından seçilecek tek bir denetçiye veya üç üyeli bir denetim kuruluna bırakabilir; seçim için sayı ve arsa payı çoğunluğu gerekir (madde 41). Denetçi aidat toplamaz, banka hesabı açmaz, ödeme yapmaz; bunlar yöneticinin işidir. Denetçinin işi, yöneticinin bu işleri doğru yapıp yapmadığını kontrol etmek ve sonucu kat maliklerine raporlamaktır. Ayrıntılar: Apartman ve Toplu Yapılarda Denetim.
Üç kişilik yönetim kurulunda iş bölümü
Kanun yönetim kurulunun kendi içinde nasıl çalışacağını düzenlemez. Uygulamada sık görülen ve karar defterine yazılarak netleştirilmesi önerilen bir dağılım şöyledir:
- Başkan: Kurulu temsil eder, kurul kararlarının uygulanmasını takip eder, kat malikleri kurulunu toplantıya çağırma işini yürütür.
- Sayman: Aidat ve avansların tahsilini, banka hesabını, ödemeleri ve gider belgelerinin dosyalanmasını izler.
- Teknik sorumlu ya da yazman: Bakım ve onarım sözleşmelerini, asansör bakımını, tebligatları ve karar defterine yazımı takip eder.
Hangi üyenin tek başına, hangi işlerin çift imzayla yapılacağını ve banka yetkisini bir kurul kararıyla belirlemek gerekir. Yetki kararı örneği: Apartman Yönetimi Yetki Kararı Örneği.
Yıllık iş takvimi
Aşağıdaki takvim, yönetim planında başka zamanlar belirlenmemiş bir apartman için kanundaki varsayılan tarihlere göre hazırlanmıştır. Yönetim planınız farklı tarihler öngörüyorsa onlar uygulanır.
Ocak: yılın en yoğun ayı
- Defterin notere kapattırılması: Karar defteri, takvim yılının bitiminden itibaren bir ay içinde, yani en geç ocak sonuna kadar, yönetici tarafından notere kapattırılır (madde 36).
- Olağan kurul toplantısı: Kat malikleri kurulu yönetim planında zaman gösterilmemişse her takvim yılının ilk ayı içinde toplanır (madde 29). Yöneticinin çağrıyı zamanında yapması gerekir (madde 35). Çağrı metni için: Apartman Genel Kurul Çağrı İlanı Örneği.
- Yöneticinin hesap vermesi: Yönetici, o tarihe kadarki gelir ve giderlerin hesabını kurula verir (madde 39).
- Denetçi raporu: Denetçi ya da denetim kurulu, denetimin sonucunu ve yönetim tarzı hakkındaki görüşlerini bir raporla kurula bildirir; raporun birer örneği kat maliklerine taahhütlü mektupla gönderilir (madde 41).
- Yönetici seçimi: Yönetici her yıl kanuni yıllık toplantıda yeniden atanır; eski yönetici tekrar seçilebilir (madde 34). Yeni yöneticinin adı soyadı ile iş ve ev adresi bina girişine asılır (madde 34).
- Avans toplanması: Yönetici, bakım, onarım, temizlik, asansör, kalorifer ve sigorta giderleri için ilk ay içinde, işletme projesi onaylanıncaya kadar avans toplar (madde 35).
Toplu yapı hükümlerine tabi sitelerde kurullar en geç iki yılda bir toplanır; yönetim planında zaman yoksa toplantı ikinci takvim yılının ilk ayında yapılır (madde 29).
Ocak–mart: işletme projesinin onayı
İşletme projesi, bir yıllık tahmini gelir ve giderleri, her kat malikine düşecek payı ve avans tutarını gösterir ve kat malikleri genel kurulunda onaylanır. Kabul edilmiş bir proje yoksa yönetici gecikmeden geçici bir proje hazırlar; proje kat maliklerine ya da bölümden fiilen yararlananlara imza karşılığı veya taahhütlü mektupla bildirilir ve en geç üç ay içinde genel kurulda karara bağlanır. Mevcut bir proje varsa geçici projedeki tutarın yürürlükteki projeye göre artışı, Vergi Usul Kanunu’na göre bir önceki yıl için ilan edilen yeniden değerleme oranını aşamaz (madde 37; 2026 yılında 7579 sayılı Kanunla değişik).
Her ay
- Aidat ve avansların tahsili, ödemelerin yapılması, giderlerin karar defterine tarih sırasıyla işlenmesi ve bütün belgelerin bir dosyada saklanması (madde 35 ve 36).
- Asansörlerin aylık bakımının yaptırılması ve ücretinin ödenmesi (madde 35).
- Ödemeyen kat malikleri için gecikme tazminatının hesaplanması (aylık yüzde beş hesabıyla, madde 20) ve gerekirse icra takibine geçilmesi (madde 35).
Her üç ayda bir
Yönetim planında başka bir zaman konulmamışsa hesaplar her üç ayda bir denetlenir; haklı bir sebep varsa her zaman denetlenebilir (madde 41). Denetçiler raporlarını ve kararlarını sayfaları noter onaylı bir deftere yazıp imzalar.
Yılda bir
- Asansörlerin yıllık kontrolünün ilgili teknik düzenlemelere uygun olarak yaptırılması (madde 35).
- Binanın sigorta poliçesinin süresinin ve değerinin kontrol edilip yenilenmesi. Sigorta ettirmek yöneticinin görevidir (madde 35); sigorta değerini kurul belirleyebilir ve primler arsa payı oranında paylaşılır (madde 20 ve 21).
Yıl boyunca, gerektiğinde
- Binayı ilgilendiren tebligatların kabulü ve bir hakkın kaybına yol açmayacak tedbirlerin alınması (madde 35).
- Önemli bir sebep çıkarsa olağanüstü toplantı: yönetici, denetçi ya da kat maliklerinin üçte biri isteyebilir; çağrı toplantı sebebi bildirilerek en az on beş gün önce imzalatılan bir çağrı ya da taahhütlü mektupla yapılır (madde 29).
- Kat maliklerinin yarısı isterse yönetici yıl içinde de hesap gösterir (madde 39).
- Yönetici değişirse hesapların ve belgelerin yazılı tutanakla teslimi: Apartman Yönetimi Devir Tutanağı Örneği.
Örnek: Yıllık iş planı karar maddesi
Olağan toplantıda aşağıdaki gibi bir karar almak, görevlerin kimde olduğunu yıl başından netleştirir.
Gündem maddesi ……: Yönetimin ../../2026 – ../../2027 dönemi iş planı
1. Yönetim, …… (başkan), …… (sayman) ve ……’den (teknik sorumlu) oluşan üç kişilik yönetim kuruluna verilmiştir. Kurul kendi içinde oy çokluğuyla karar alır.
2. Aylık aidat, işletme projesinde gösterilen tutarlarla her ayın ……’ine kadar yönetimin banka hesabına ödenir. Tahsilat ve ödemelerin takibinden sayman sorumludur.
3. Asansörün aylık bakımı …… firmasıyla yapılan sözleşmeye göre yürütülür; yıllık kontrolü ……/2026 ayında yaptırılır.
4. Bina sigortasının ../../2026 tarihinde sona eren poliçesi, …… TL değer üzerinden yenilenir.
5. Denetçi ……, hesapları her üç ayda bir denetleyerek sonucunu denetim defterine yazar ve kat maliklerine bilgi verir.
6. Karar defteri ../01/2027 tarihine kadar notere kapattırılır; olağan toplantı ../01/2027 tarihinde yapılır.
Katılanların adı soyadı, bağımsız bölüm numarası ve imzası (ret oyu verenler gerekçesiyle): ……
Sık sorulan sorular
Yönetim planı bu takvimi değiştirebilir mi?
Evet, kanun toplantı, hesap verme, avans ve denetim zamanları için önce yönetim planına bakar; yalnız planda zaman yoksa varsayılan tarihler uygulanır (madde 29, 35, 39 ve 41). Kurulun yılda en az bir kez, toplu yapılarda ise en geç iki yılda bir toplanması zorunludur (madde 29).
Yönetici yoksa bu işleri kim yapar?
Sekiz veya daha fazla bağımsız bölümlü binada yönetici atanması mecburidir (madde 34). Atama yapılmamışsa yöneticinin kanuni işlerinin yaptırılmasından kat malikleri müştereken sorumludur (madde 35).
Denetçi seçmek zorunlu mu?
Kanun denetimi kat malikleri kuruluna verir ve kurulun bu işi bir denetçiye ya da denetim kuruluna devredebileceğini söyler (madde 41). Yani ayrı bir denetçi seçmek kanunen zorunlu tutulmamıştır; ancak hesapların düzenli kontrolü için seçilmesi önerilir.
Yönetim görevlerini bir yönetim şirketine verebilir miyiz?
Yönetici kat malikleri arasından ya da dışarıdan seçilebilir (madde 34); uygulamada bu görevi yönetim şirketleri de üstlenmektedir. Ayrıntılar: Apartmana Dışarıdan Yönetici Nasıl Atanır?
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Yönetim planınızda özel hükümler varsa ya da uyuşmazlık söz konusuysa bir hukukçuya danışmanız önerilir.