Pek çok apartman ve site yönetimi işe Excel ile başlar: bir sayfada daireler, bir sayfada aidatlar, bir sayfada giderler. Daire sayısı ve işlem hacmi arttıkça bu düzen yönetilmesi zor bir dosya yığınına dönüşür. Excel ile yazılım arasındaki farkı genel olarak Aidat Takibi Excel ile mi Yazılımla mı Yapılmalı? yazımızda karşılaştırdık. Bu yazı karşılaştırmayı tekrarlamıyor; geçiş kararını vermiş yöneticiler için Excel’den Dijiyon’a geçişi adım adım anlatıyor. Bu yazı Dijiyon ekibi tarafından hazırlanmıştır.
Geçiş zamanının geldiğini gösteren işaretler
- Aynı dosyanın birden fazla sürümü dolaşıyor ve hangisinin güncel olduğu tartışılıyor.
- Gecikme tazminatını her ay elle hesaplıyorsunuz.
- Banka ekstresindeki havalelerin hangi daireye ait olduğunu bulmak saatler alıyor.
- Kat malikleri borçlarını öğrenmek için sizi arıyor.
- Genel kurul ya da denetim öncesi gelir-gider tablosunu baştan hazırlıyorsunuz.
- Yönetim devri yaklaşıyor ve dosyaları yeni yöneticiye eksiksiz teslim etmeniz gerekiyor.
Bu işaretlerden birkaçı sizin için geçerliyse geçişi bir sonraki yönetim dönemine bırakmak yerine dönem başında planlamak işinizi kolaylaştırır.
Geçişten önce Excel dosyalarınızı hazırlayın
Dijiyon’da veri aktarımını uzman ekip ücretsiz yapar; yine de elinizdeki kayıtların düzenli olması aktarımı hızlandırır. Aşağıdaki bilgileri tek bir klasörde toplamanız yeterlidir:
- Bağımsız bölüm listesi: blok, kat, daire ya da dükkân numarası ve varsa arsa payı.
- Kişi listesi: her bölümün maliki, varsa kiracısı ve iletişim bilgileri.
- Açık bakiyeler: geçiş tarihi itibarıyla her bölümün borç ya da alacak tutarı. Geçiş tarihini bir ay başı ya da dönem başı olarak seçmek kontrolü kolaylaştırır.
- Aidat kuralı: onaylı işletme projesindeki tutar ve dağıtım yöntemi (arsa payı, eşit paylaşım ya da kişi başı).
- Gelir-gider geçmişi: en azından içinde bulunulan dönemin kayıtları.
- Kasa ve banka bakiyeleri: geçiş tarihindeki kasa sayımı ve banka hesap bakiyesi.
- Gecikme oranı: yönetim planınızda daha düşük bir oran öngörülmüş mü? Kat Mülkiyeti Kanunu md.20’ye göre gecikme tazminatı aylık yüzde 5 hesabıyla uygulanır; yargı kararlarına göre yönetim planı yalnız daha düşük bir oran öngörebilir.
Kişi bilgileri kişisel veridir; dosyaları aktarım için paylaşırken genel bir mesajlaşma grubuna değil, yalnız aktarımı yapacak ekibe iletin. Konunun ayrıntısı için Apartman ve Site Yönetiminde KVKK yazımıza bakabilirsiniz.
Dijiyon’a geçiş adım adım
1. Hesabınızı açın
Hesap açma sayfasından yönetiminizi tanımlayın. Dijiyon’u 10 gün boyunca kredi kartı gerekmeden ve bütün özellikler açık olarak ücretsiz deneyebilirsiniz. Önce bir sunum görmek isterseniz iletişim sayfasından ücretsiz demo isteyebilirsiniz.
2. Kayıtlarınız aktarılsın
Hazırladığınız Excel dosyalarını ya da eski programınızın kayıtlarını uzman ekip ücretsiz olarak Dijiyon’a aktarır: bölümler, sakinler, bakiyeler ve gelir-gider geçmişi. Aktarım sonrası bakiyelerin birebir tuttuğu kontrol edilir.
3. Bakiyeleri kendiniz de karşılaştırın
Aktarım tamamlandığında Excel’deki son bakiye listenizi Dijiyon’daki bölüm bakiyeleriyle ve kasa-banka toplamlarıyla yan yana koyun. Birkaç rastgele daireyi ayrıca kontrol etmek, ileride çıkabilecek “benim borcum bu değildi” tartışmalarının önüne geçer.
4. Borçlandırma ve gecikme kuralını ayarlayın
Aidat tutarını ve dağıtım yöntemini tanımlayın; borçlandırma blok, kat ve bölüm bazında tek ekrandan yapılır ve hatalı bir borçlandırma geri alınabilir. Gecikme tazminatı oranını ve günlük ya da aylık hesap tekniğini ayarlardan belirleyin.
5. Banka hareketlerini bağlayın
Excel’de en çok zaman alan iş, havalelerin hangi daireye ait olduğunu bulmaktır. Dijiyon’da banka hareketleri içe aktarılıp ilgili bölümlerin borçlarıyla eşleştirilir; anlaşmalı bankalarla eşleşme otomatik yapılır. Kasa, banka ve kredi kartı tahsilatları tek ekranda toplanır.
6. Eğitim alın
Kurulum ve eğitim pakete dahildir. Eğitimle ekibiniz kullanacağı ekranları öğrenir. Sonrasında haftanın altı günü telefonla ve panel içi destek hattıyla uzman ekibe ulaşabilirsiniz.
7. Sakinleri bilgilendirin
Sakinler borçlarını telefon numarası ya da T.C. kimlik numarasıyla Aidat Öde ekranından görüp kredi kartıyla taksitli ödeyebilir; dekont anında düşer. Uygulama indirmeleri gerekmez. Duyuruyu SMS, WhatsApp ve e-postayla tek ekrandan aynı anda gönderebilir, kimin okuduğunu görebilirsiniz. Aşağıdaki metni kendi bilgilerinizle uyarlayabilirsiniz:
Sayın kat maliklerimiz ve sakinlerimiz,
…… Apartmanı / Sitesi yönetimi olarak ../../2026 tarihinden itibaren aidat ve gelir-gider kayıtlarımızı Dijiyon yönetim yazılımında tutmaya başlıyoruz. ../../2026 tarihi itibarıyla bölümünüze ait bakiye yeni sisteme aktarılmıştır.
Bundan sonra güncel borcunuzu telefon numaranız ya da T.C. kimlik numaranızla görüntüleyebilir, kredi kartıyla ödeme yapabilirsiniz. Banka havalesiyle ödemeye devam edecekseniz açıklama kısmına blok ve daire numaranızı yazmanızı rica ederiz.
Aktarılan bakiyenizle ilgili bir sorunuz olursa ../../2026 tarihine kadar …… numaralı telefondan ya da …… e-posta adresinden yönetime ulaşabilirsiniz.
Saygılarımızla,
…… Yönetimi
Geçişten sonra Excel’in yeri
Geçiş, Excel’i tamamen bırakmanız gerektiği anlamına gelmez. İlk ayda eski dosyanızı salt okunur bir yedek olarak saklamak ve ay sonunda iki kaydı karşılaştırmak iyi bir alışkanlıktır. Sonrasında ihtiyaç duyduğunuz tabloları Dijiyon’dan antetli Excel ya da PDF olarak alabilirsiniz; mizan, bilanço ve defteri kebir arka planda kendiliğinden güncellendiği için bu tabloları elle hazırlamanız gerekmez.
Yönetim devri sırasında yeni yöneticiye neler teslim edilmesi gerektiğini Apartman Yönetimi Devir Tutanağı Örneği yazımızda anlattık. Kayıtların tek bir sistemde durması, devir tutanağını hazırlamayı da kolaylaştırır.
Excel’de olmayan, Dijiyon’da olanlar
- Otomatik aidat borçlandırma ve KMK md.20’ye göre ayarlanabilir gecikme tazminatı
- Sakinin kendi borcunu görüp kredi kartıyla taksitli ödemesi
- Banka hareketi içe aktarma ve eşleştirme
- Duyuru, SMS, WhatsApp ve e-posta tek ekranda, okundu ve onay takibiyle
- Arıza ve iş emri, demirbaş, insan kaynakları, tesis rezervasyonu, otopark ve plaka tanıma, icra takibi
- Yönetime özel web sitesi ve kontör paketi
Bütün bunlar tek pakettedir; ek modül, ek lisans ya da ek fatura yoktur. Ekranların tam listesi Özellikler sayfasında. Dijiyon bulut tabanlı olduğu için dosyanın hangi bilgisayarda kaldığı sorusu da ortadan kalkar; yetkili kişiler aynı güncel veriye bilgisayardan, telefondan ya da tabletten ulaşır.
Sık sorulan sorular
Excel dosyalarım düzensiz, yine de aktarım yapılır mı?
Mevcut Excel dosyalarınız ya da eski programınızın kayıtları uzman ekip tarafından ücretsiz aktarılır; yukarıdaki listeyi hazırlamanız işi hızlandırır. Aktarım sonrası bakiyelerin birebir tuttuğu kontrol edilir.
Geçiş sırasında yönetim işleri aksar mı?
Kayıtlar aktarıldıktan sonra kaldığınız yerden devam edersiniz. Geçiş tarihini ay başına denk getirmek, tahsilat döngüsünün ortasında kalmamak için önerilir.
Geçiş için genel kurul kararı gerekir mi?
Kayıtların hangi araçla tutulacağı genellikle yöneticinin yürütme alanındadır. Ancak yazılım bir gider kalemi olarak işletme projesine girecekse ya da yönetim planınız bu konuda hüküm içeriyorsa kurulun onayını almak yerinde olur.
Sakinlerin uygulama indirmesi gerekir mi?
Hayır. Dijiyon mobil uyumludur; telefonun tarayıcısından aynı ekranlar kullanılır.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Yönetim planınızda özel hükümler varsa ya da uyuşmazlık söz konusuysa bir hukukçuya danışmanız önerilir.