Apartman Yönetimi Devir Tutanağı Örneği

Apartman ya da site yöneticisi değiştiğinde, görevi biten yöneticinin elindeki defterleri, belgeleri, parayı, banka bilgilerini ve diğer yönetim varlıklarını yeni yöneticiye eksiksiz teslim etmesi gerekir. Bu teslimin yazılı kaydı apartman yönetimi devir tutanağıdır. Tutanak eksik tutulursa yeni yönetici ne devraldığını, eski yönetici de neyi teslim ettiğini ispatlamakta zorlanır. Bu yazıda devrin hukuki dayanağını, tutanakta bulunması gerekenleri ve doldurup kullanabileceğiniz bir apartman yönetimi devir tutanağı örneğini bulacaksınız.

Devrin hukuki dayanağı

Apartman ve sitelerin yönetimi 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu’na tabidir. Yönetici, kat malikleri kurulunca kat maliklerinin hem sayı hem arsa payı bakımından çoğunluğuyla seçilir (madde 34). Aidat ve avansları toplamak, yönetimle ilgili ödemeleri yapmak ve topladığı paraları yönetici sıfatıyla açılmış bir banka hesabında tutmak yöneticinin görevleri arasındadır (madde 35). Yönetici bu işleri yaparken kat maliklerine karşı vekil gibi sorumludur (madde 38).

Vekil gibi sorumlu olmanın sonucu olarak yönetici, yürüttüğü işin hesabını vermek ve bu iş nedeniyle elinde bulunanları teslim etmekle yükümlüdür (Türk Borçlar Kanunu madde 508). Görevi biten yöneticinin defterleri, belgeleri ve parayı yeni yöneticiye teslim etmesi bu yükümlülüğün gereğidir. Devir tutanağı, bu teslimin ne zaman ve neyi kapsayarak yapıldığını gösteren yazılı kanıttır.

Devir ne zaman yapılır?

Yeni yönetici kat malikleri kurulunda seçildikten sonra, mümkün olan en kısa sürede. Uygulamada en sağlıklı yol, yöneticinin seçildiği kararda devir için bir son tarih belirlemektir (örneğin “en geç on beş gün içinde”). Yönetici değişikliği kararı için Apartman Yönetici Değişikliği Karar Örneği yazımızdaki metinlerde bu madde hazır olarak yer alıyor.

Devir sırasında denetçinin hazır bulunması önerilir. Denetçinin görevi yönetimi denetlemek olduğundan (madde 41), teslim edilen hesapların kayıtlarla uyumlu olup olmadığını yerinde görmesi her iki tarafı da korur.

Devir tutanağında bulunması gerekenler

1. Taraflar ve dayanak: Devreden ve devralan yöneticinin kimliği, yeni yöneticinin seçildiği kararın tarihi ve numarası.
2. Defterler: Noter onaylı karar defteri ve işletme defteri; son kayıt tarihleri, sayfa numaraları ve önceki yılın defterinin notere kapattırılıp kapattırılmadığı (madde 36).
3. Nakit ve banka: Kasadaki para, banka hesaplarının bakiyesi ve bakiyenin hangi tarihli ekstreye göre yazıldığı.
4. Alacaklar: Aidat borcu olan bağımsız bölümlerin listesi ve tutarları; devam eden icra takipleri.
5. Borçlar: Ödenmemiş faturalar, personel ücretleri, vergi ve sigorta primleri, firmalara borçlar.
6. Sözleşmeler ve belgeler: Asansör bakımı, temizlik, güvenlik, sigorta poliçeleri, personel dosyaları, gelir-gider belgeleri.
7. Demirbaş ve anahtarlar: Ortak alan anahtarları, kumandalar, jeneratör, hidrofor gibi tesisat ve diğer demirbaşlar.
8. Dijital erişimler: Abonelik hesapları, yönetim e-postası, güvenlik kamerası kayıt cihazı gibi sistemlerin erişim bilgileri. İnternet bankacılığı şifresi kişiye özeldir ve devredilmez; yeni yönetici bankadan kendi kullanıcısını tanımlatır.
9. Çekinceler: Teslim edilmeyen ya da eksik olan her şey ve bunların ne zamana kadar teslim edileceği.
10. İmzalar: Devreden, devralan ve hazır bulunan denetçi ile varsa tanıkların imzası.

Apartman yönetimi devir tutanağı örneği

Aşağıdaki metni kendi bilgilerinizle doldurun. Liste uzunsa tabloları tutanağa ek olarak bağlayıp her sayfayı iki tarafa imzalatın. Tutanak en az iki nüsha düzenlenir; bir nüsha devredende, bir nüsha yönetim dosyasında kalır.

…… APARTMANI YÖNETİM DEVİR TESLİM TUTANAĞI
Tarih ve saat: ../../2026, ……:…… · Yer: ……

1. Taraflar ve dayanak: …… Apartmanı (…… Mah. …… Sok. No: ……, …… / ……) kat malikleri kurulunun ../../2026 tarihli ve …… sayılı kararıyla yönetici seçilen …… (T.C. Kimlik No: ……) ile görevi sona eren önceki yönetici …… (T.C. Kimlik No: ……), denetçi …… hazır bulunduğu hâlde aşağıdaki devir teslimi yapmıştır.

2. Defterler:
a) Noter onaylı karar defteri: son karar no ……, tarih ../../2026, kullanılan sayfa ……
b) İşletme defteri: son kayıt tarihi ../../2026, sayfa ……
c) Gelir ve gider belgeleri dosyası: ../../2025 – ../../2026 dönemi, …… adet klasör

3. Nakit ve banka:
a) Kasa mevcudu: …… TL (sayılarak teslim edilmiştir)
b) …… Bankası …… Şubesi, IBAN: TR……: ../../2026 tarihli ekstreye göre bakiye …… TL
c) Varsa vadeli hesap / diğer hesaplar: ……

4. Alacaklar: Aidat ve ortak gider borcu bulunan bağımsız bölümlerin listesi (toplam …… TL) ekte (Ek-1) gösterilmiştir. Devam eden icra takipleri: …… İcra Dairesi, dosya no ……

5. Borçlar: Ödenmemiş faturalar ve diğer borçlar (toplam …… TL) ekte (Ek-2) gösterilmiştir.

6. Sözleşmeler ve belgeler: Asansör bakım sözleşmesi (…… firması, bitiş ../../2026), temizlik / güvenlik sözleşmesi (……), bina sigortası poliçesi (poliçe no ……, bitiş ../../2026), personel dosyaları (…… kişi), abonelik bilgileri (elektrik, su, doğalgaz) ve vergi kimlik numarası belgesi teslim edilmiştir.

7. Demirbaş ve anahtarlar: Ekteki demirbaş listesinde (Ek-3) yazılı eşyalar ile …… adet anahtar ve …… adet kumanda teslim edilmiştir.

8. Dijital erişimler: Yönetim e-postası, abonelik hesapları ve kamera kayıt cihazının erişim bilgileri devralana kapalı zarf içinde teslim edilmiştir; devralan bu şifreleri en kısa sürede değiştirecektir. İnternet bankacılığı kullanıcı bilgileri kişiye özel olduğundan devredilmemiş; devralan, banka yetkilendirmesinden sonra kendi adına kullanıcı tanımlatacaktır. Önceki yöneticinin banka nezdindeki imza yetkisi, kurul kararının bankaya bildirilmesiyle kaldırılacaktır.

9. Çekinceler: Aşağıdaki belge / eşyalar bu tutanak tarihinde teslim edilememiştir: …… Bunlar en geç ../../2026 tarihine kadar teslim edilecektir.

10. Not: Bu tutanak yalnızca teslim edilenlerin tespitine ilişkindir; önceki yöneticinin hesaplarının kabulü ve ibrası kat malikleri kurulunun kararına bağlıdır.

İşbu tutanak iki nüsha olarak düzenlenmiş ve okunarak imzalanmıştır.

Devreden yönetici: …… (imza) · Devralan yönetici: …… (imza) · Denetçi: …… (imza) · Tanık: …… (imza)

Eksik teslim için ek tutanak örneği

Devir günü bazı belgeler teslim edilemediyse, sonradan yapılan teslim de ayrı bir ek tutanakla kayda geçirilmelidir.

EK TESLİM TUTANAĞI
Tarih: ../../2026

../../2026 tarihli devir teslim tutanağının 9. maddesinde teslim edilemediği belirtilen …… bugün önceki yönetici …… tarafından yönetici ……’ye teslim edilmiştir. Teslim edilmeyen başka belge / eşya kalmamıştır / şunlar kalmıştır: ……

Teslim eden: …… (imza) · Teslim alan: …… (imza)

Devirden sonra yapılması gerekenler

• Bankaya bildirin: Yeni yöneticinin seçildiği kararın suretiyle bankaya başvurup eski yöneticinin imza yetkisini kaldırın. Bkz. Apartman Yöneticisi Banka Yetkisi Karar Örneği.
• Diğer kurumlara bildirin: Vergi dairesi, abonelik kurumları ve personel varsa sigorta işlemleri için yetkili kişiyi güncelleyin. Bkz. Apartman Yönetimi Yetki Kararı Örneği.
• Yönetici bilgisini asın: Yeni yöneticinin adı, soyadı ile iş ve ev adresi, binanın kapısının yanına ya da girişte görülebilecek bir yere çerçeve içinde asılmalıdır; asılmazsa idari para cezası uygulanabilir (madde 34).
• Şifreleri değiştirin: Devralınan bütün dijital hesapların şifrelerini yenileyin.
• Kişisel verileri koruyun: Devralınan sakin listeleri ve kamera kayıtları kişisel veri içerir; yalnız yönetim amacıyla ve güvenli biçimde saklanmalıdır. Bkz. Apartman ve Site Yönetiminde KVKK.

Sık sorulan sorular

Eski yönetici devir yapmazsa ne olur?

Yönetici kat maliklerine karşı vekil gibi sorumlu olduğundan, elindeki defter, belge ve parayı teslim etmekle yükümlüdür (madde 38; Türk Borçlar Kanunu madde 508). Önce yazılı olarak, makul bir süre verilerek teslim istenmesi ve bu talebin belgelenmesi önerilir. Teslim yine yapılmazsa yeni yönetici ya da kat malikleri dava yoluna başvurabilir. Yönetime ait paranın teslim edilmemesi ayrıca cezai sorumluluk da doğurabilir (Türk Ceza Kanunu madde 155, güveni kötüye kullanma). Bu durumda bir hukukçudan destek almanız önerilir.

Devir tutanağı eski yöneticiyi ibra eder mi?

Hayır. Devir tutanağı yalnızca neyin teslim edildiğini gösterir. Yöneticinin hesaplarının kabulü ve ibrası kat malikleri kurulunun kararıyla olur. Bu yüzden tutanağa bu yönde bir not düşmek yerinde olur. İbra kararının nasıl yazılacağını Apartman Genel Kurul Toplantısı Karar Örneği yazımızda bulabilirsiniz.

Devir tutanağının noterden onaylatılması gerekir mi?

Kanunda böyle bir zorunluluk yoktur. Tarafların ve denetçinin imzası genellikle yeterlidir. Ancak taraflar arasında güven sorunu varsa tespit noter huzurunda da yapılabilir.

Yeni yönetici hangi belgeleri mutlaka istemeli?

En az karar defteri, işletme defteri, gelir-gider belgeleri, banka ekstreleri, borçlu listesi ve sözleşmeler. Yönetimin elinde bulunması gereken belgelerin tam listesi için Apartman Yönetimi İçin Gerekli Belgeler yazımıza bakabilirsiniz.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Yönetim planınızda özel hükümler varsa ya da uyuşmazlık söz konusuysa bir hukukçuya danışmanız önerilir.