Kat malikleri listesi, kiracı telefonları, aidat kayıtları, araç plakaları, kamera görüntüleri, personel dosyaları… Bir apartman ya da site yönetiminin elindeki bilgilerin büyük kısmı 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamındaki kişisel verilerdir. Bu yazı, yöneticilerin yılda bir kez, örneğin olağan genel kurul öncesinde gözden geçirebileceği kısa bir kontrol listesidir. Her maddede ilgili kanun hükmünü ve ayrıntının anlatıldığı yazıyı belirttik.
Konunun genel çerçevesi ve sakinler için hazır aydınlatma metni örneği Apartman ve Site Yönetimlerinde KVKK yazımızda, personel verileri Site Yönetimlerinde KVKK ve Personel Giriş-Çıkış Takibi yazımızda, borç bilgilendirmesi ise Apartman WhatsApp Grubunda Borç Paylaşımı yazımızda ayrıntılı olarak anlatılmaktadır.
Yönetimin elindeki veriler
- Kimlik ve iletişim: malik, kiracı ve sakinlerin adı, bağımsız bölüm numarası, telefonu, e-postası.
- Mali kayıtlar: aidat ve avans borçları, ödemeler, gecikme tazminatları, banka hareketleri.
- Güvenlik kayıtları: kamera görüntüleri, ziyaretçi defteri, araç plakaları, kartlı geçiş kayıtları.
- Personel kayıtları: özlük, bordro, izin ve sağlık raporları.
Bu verilerin her biri KVKK’nın 5. maddesindeki, sağlık raporu gibi özel nitelikli veriler ise 6. maddesindeki bir işleme şartına dayanmalıdır. Aidat ve gider işlemlerinin çoğu 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu’ndan doğan görevlere dayandığı için her işlem için açık rıza aranmaz; açık rıza, kanundaki diğer şartların hiçbiri bulunmadığında gündeme gelir.
Yöneticiler için KVKK kontrol listesi
1. Aydınlatma metni hazır ve ulaşılabilir mi?
KVKK’nın 10. maddesine göre veriler elde edilirken ilgili kişiye beş konuda bilgi verilir: veri sorumlusunun kimliği, işleme amacı, verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, toplama yöntemi ile hukuki sebebi ve 11. maddedeki hakları. Metni yeni taşınan sakine kayıt sırasında iletin; personel için ayrı bir metin kullanın. Sakinden imza ya da onay almak zorunlu değildir; önemli olan bilginin ulaştığını gösterebilmektir.
2. Borç bilgisi ortak alanlardan kaldırıldı mı?
Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun 2026/348 sayılı ilke kararı (Resmî Gazete, 31.03.2026, sayı 33210), borç listelerinin asansör, bina girişi ve koridor gibi ortak yerlere asılmasını hukuka aykırı bulmuştur; ad yazılmasa da daire numarasıyla eşleşen borç bilgisi kişisel veridir. Aynı karar, borç bilgisinin diğer kat malikleriyle paylaşılmasının kanuni bir dayanağı olduğunu kabul eder; şart, bilgilendirmenin kapalı e-posta ya da mesajlaşma grupları veya bu hizmete özgülenmiş uygulamalar gibi üçüncü kişilerin erişemeyeceği yöntemlerle ve gereğinden fazla ayrıntı içermeden yapılmasıdır. Kontrol edin:
- Panoda, asansörde, girişte borç listesi kalmadı mı?
- Borç bildirimleri öncelikle borçtan sorumlu kişiye bireysel olarak mı yapılıyor?
- Kat maliklerine yapılan toplu bilgilendirme kapalı bir kanaldan mı gidiyor ve ad-tutar eşleşmesinden kaçınıyor mu?
- Borç konuşulan grupta taşınmış sakin, personel ya da ilgisiz kişi var mı?
3. Kameralar duyuruya uygun mu?
Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun 8 Haziran 2026 tarihli kamuoyu duyurusuna göre ortak alana kamera kuran yönetim veri sorumlusudur. Kontrol edin: kamera, daire kapısı açıldığında bağımsız bölümün içini görüyor mu; ses kaydı ya da yüz tanıma özelliği açık mı; kayıt yapıldığı levhayla veya başka yolla bildirilmiş mi; kayıtlar makul bir süre sonunda siliniyor mu; görüntülere yalnızca yetkili kişiler mi erişiyor? Asansöre kamera konulacaksa gerekçesi açıkça belirtilmelidir. Duyuru Kat Mülkiyeti Kanunu hükümlerine de atıf yaptığından kurulumu kat malikleri kurulu kararına bağlamak uygulamada önerilir; kararın toplantıda nasıl yazılacağı için Apartman Genel Kurul Toplantısı Karar Örneği yazımıza bakabilirsiniz.
4. Kim neyi görüyor?
KVKK’nın 12. maddesi hukuka aykırı işlemeyi ve erişimi önlemek için gerekli teknik ve idari tedbirleri ister. Denetçinin, mali müşavirin ve güvenlik görevlisinin aynı dosyalara erişmesi gerekmez. Kâğıt dosyalar kilitli dolapta, dijital kayıtlar şifreli ve kişiye özel hesaplarla tutulmalı; yönetici değiştiğinde şifreler yenilenmelidir. Yönetimden ayrılanların öğrendikleri verileri açıklama yasağı görev bitse de sürer (md.12/4).
5. Hizmet aldığınız firmalarla sözleşme var mı?
Yönetim şirketi, kamera ya da yazılım firması veriyi sizin adınıza işliyorsa, veri güvenliği tedbirlerinden onunla birlikte sorumlu olursunuz (md.12/2). Sözleşmeye gizlilik ve veri güvenliği hükümleri ekleyin. Hizmet yurt dışı merkezli bir altyapı kullanıyorsa 2024’te değişen 9. maddenin yurt dışı aktarım kurallarını da gözden geçirin.
6. Saklama süreleri belli mi?
İşlenmesini gerektiren sebep ortadan kalkan veriler resen ya da ilgilinin talebiyle silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir (md.7). Taşınan kiracının iletişim bilgisi, eski ziyaretçi kayıtları ve ayrılan personelin dosyaları için yazılı bir süre belirleyin; diğer kanunlardaki saklama yükümlülükleri saklıdır. Silme yükümlülüğüne aykırılık KVKK’nın 17. maddesi uyarınca ceza hukuku sonucu da doğurabilir.
7. Başvurulara 30 gün içinde yanıt veriliyor mu?
Kat malikleri, kiracılar ve çalışanlar 11. madde uyarınca verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme, düzeltme ve silme isteme, aktarıldığı üçüncü kişileri bilme gibi haklara sahiptir. Başvuru yazılı olarak ya da Kurul’un belirlediği yöntemlerle yapılır; yönetim talebi en geç otuz gün içinde ücretsiz sonuçlandırır; kabul etse de gerekçesini açıklayarak reddetse de cevabını yazılı ya da elektronik ortamda bildirir (md.13). Kurum’un 1 Ekim 2026 tarihli duyurusuna göre yalnızca telefonla ya da yüz yüze verilen cevap bu yükümlülüğü karşılamaz. Yanıt alamayan kişi Kurul’a şikâyette bulunabilir (md.14). Başvuruların ve yanıtların kaydını tutun.
8. VERBİS kaydı gerekiyor mu?
Kayıt istisnası yıllık çalışan sayısına ve yıllık mali bilanço toplamına bağlıdır; Kurul’un 2025/1572 sayılı kararıyla belirlenen güncel eşikler ve bilanço esasına göre defter tutmayan yönetimlerde uygulama Apartman ve Site Yönetimlerinde KVKK yazımızda anlatılmaktadır. Kontrol edin: yönetimin doğrudan istihdam ettiği personel sayısı son yılda değişti mi? Sınıra yaklaşan siteler durumlarını Kurum’un VERBİS sayfasından teyit etmelidir. İstisna yalnızca sicil kaydını kaldırır; bu listedeki diğer maddeler aynen geçerlidir.
9. Personelin giriş-çıkışı biyometrik mi?
Kurul’un 2026/921 sayılı ilke kararına göre parmak izi ya da yüz tanımayla mesai takibi, açık rıza alınsa bile ölçülülük ilkesini karşılamaz. Kartlı, şifreli ya da imzalı çizelgeye geçin ve eski biyometrik kayıtların imhasını planlayın.
10. Veri sızıntısı planınız var mı?
Yönetim e-posta hesabının ele geçirilmesi ya da bir dosyanın yanlış kişiye gitmesi gibi durumlarda, veriler kanuni olmayan yollarla başkalarınca elde edilmişse yönetim bunu en kısa sürede ilgililere ve Kurul’a bildirir (md.12/5). Kimin neyi yapacağını önceden belirlemek, panik anında zaman kazandırır.
Sık sorulan sorular
Kontrol listesine uymazsak ne olur?
Listedeki maddelerin çoğu doğrudan bir yaptırıma bağlıdır: aydınlatma eksikliği (1. madde), veri güvenliği açıkları (2, 4, 5 ve 10. maddeler) ve VERBİS kayıt yükümlülüğüne aykırılık (8. madde) KVKK’nın 18. maddesinde ayrı ayrı idari para cezasına bağlanmıştır; silme yükümlülüğüne aykırılık (6. madde) ise 17. madde uyarınca suç oluşturabilir. Tutarlar her yıl güncellendiğinden yürürlükteki rakamları Kurum’un internet sitesinden kontrol edin.
Borç bilgisini yalnızca borçlu kişiye mi bildirebiliriz?
Hayır, kat maliklerinin bilgilendirilmesi de Kurul’a göre meşrudur. Fark, yöntemde ve kapsamdadır: ortak alana asılan liste yasaktır; kapalı ve yalnızca ilgililerin erişebildiği bir kanaldan, ölçülü ayrıntıyla yapılan bilgilendirme ise karara uygundur. Uygulamada en az riskli yol, ayrıntıyı bireysel olarak iletmek ve toplu mesajı genel bilgiyle sınırlı tutmaktır.
Küçük bir apartmanız, bu yükümlülükler bize de geçerli mi?
Evet. Bağımsız bölüm sayısı ya da personel olup olmaması aydınlatma, veri güvenliği ve başvuru yükümlülüklerini ortadan kaldırmaz; ölçek yalnızca VERBİS kaydını ve alınacak tedbirlerin kapsamını etkiler.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Yönetim planınızda özel hükümler varsa ya da uyuşmazlık söz konusuysa bir hukukçuya danışmanız önerilir.