Apartman ya da site yönetmek; aidat toplamak, gider ödemek, kat maliklerine hesap vermek, duyuru yapmak ve yasal yükümlülükleri takip etmek demektir. Daire sayısı arttıkça bu işleri defter ya da Excel ile yürütmek hem zaman alır hem hataya açık hâle gelir. Doğru seçilmiş bir apartman yönetim yazılımı bu yükün büyük bölümünü üstlenir. Bu yazıda bir yazılım seçerken nelere bakmanız gerektiğini madde madde anlatıyor ve Dijiyon’un bu ihtiyaçları nasıl karşıladığını gösteriyoruz. Bu yazı Dijiyon ekibi tarafından hazırlanmıştır; aşağıdaki kriterleri her yazılımı değerlendirirken kullanabilirsiniz.
Apartman yönetim yazılımı ne işe yarar?
Apartman yönetim yazılımı, yöneticinin günlük işlerini tek bir ekranda toplayan programdır. İyi bir yazılım aidatları her ay otomatik borçlandırır, ödemeleri kaydeder, geciken borçları gösterir, gelir-gider kayıtlarını tutar ve kat maliklerine şeffaf rapor sunar. Sakinler de borçlarını görüp internetten ödeme yapabilir, yönetimin duyurularını telefonlarından takip edebilir.
Excel ile yazılım arasındaki farkı ayrıntılı olarak Aidat Takibi Excel ile mi Yazılımla mı Yapılmalı? yazımızda ele aldık.
Yazılım seçerken dikkat edilmesi gereken 10 kriter
- Otomatik aidat borçlandırma: Aidat her ay elle yazılmamalı; bağımsız bölüm, arsa payı ya da eşit paylaşım kurallarına göre otomatik oluşmalı.
- Online tahsilat: Sakinler aidatı kredi kartıyla, tercihen taksitle, internetten ödeyebilmeli; ödeme anında hesaba işlenmeli.
- Banka entegrasyonu: Havale ve EFT ile gelen ödemeler banka hareketlerinden okunup ilgili daireyle eşleştirilebilmeli.
- Gecikme tazminatı: Kat Mülkiyeti Kanunu’na uygun gecikme tazminatı (madde 20) doğru oranla ve otomatik hesaplanmalı.
- Muhasebe ve raporlama: Gelir-gider, kasa-banka, mizan ve bilanço gibi raporlar ayrı bir programa gerek kalmadan üretilmeli.
- Sakinlerle iletişim: Duyurular SMS, e-posta ve mesajlaşma uygulamalarıyla tek ekrandan gönderilebilmeli.
- Mobil erişim: Yönetici ve sakinler telefondan rahatça kullanabilmeli.
- Veri aktarımı: Eski kayıtlar (daireler, sakinler, bakiyeler) yeni sisteme eksiksiz taşınabilmeli.
- Destek ve eğitim: Sorun yaşadığınızda ulaşabileceğiniz bir destek ekibi ve kurulum sırasında eğitim olmalı.
- Şeffaf fiyat: Her özellik için ayrı modül ya da gizli ek ücret olmamalı; önce ücretsiz denenebilmeli.
Bunlara ek olarak, yazılımın kişisel verileri nasıl koruduğunu ve verilerin nerede saklandığını sağlayıcıya mutlaka sorun. Konunun hukuki çerçevesi için Apartman ve Site Yönetiminde KVKK yazımıza bakabilirsiniz.
Dijiyon bu kriterleri nasıl karşılıyor?
Dijiyon; apartman, site, rezidans, iş merkezi, AVM, dernek, vakıf ve yönetim şirketleri için geliştirilmiş bulut tabanlı bir yönetim yazılımıdır. Yukarıdaki kriterlerin karşılığı Dijiyon’da şöyledir:
- Aidat ve tahsilat: Aidatlar otomatik borçlandırılır; kasa, banka ve kredi kartı tahsilatları tek ekranda toplanır.
- Sakinler için kolay ödeme: Sakinler telefon numarası ya da T.C. kimlik numarasıyla borçlarını görüp kredi kartıyla taksitli ödeyebilir; dekont anında düşer. Ödeme ekranını Aidat Öde sayfasında görebilirsiniz.
- Banka eşleştirme: Banka hareketleri içe aktarılıp ilgili dairelerin borçlarıyla eşleştirilir; anlaşmalı bankalarla eşleşme otomatik yapılır.
- Gecikme tazminatı: Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 20. maddesindeki aylık yüzde 5 oranıyla hesaplanır; yönetim planında daha düşük bir oran öngörülmüşse o oran uygulanır. Oran ve hesap yöntemi ayarlanabilir.
- Muhasebe: Mizan, bilanço ve defteri kebir arka planda kendiliğinden güncellenir. Ayrıntılar: Finans ve Muhasebe.
- İletişim: Duyuru, SMS, WhatsApp ve e-posta tek ekrandan gönderilir; kimin okuduğu ve onayladığı görülür. Ayrıntılar: İletişim.
- Mobil uyum: Uygulama indirmeye gerek yoktur; telefon ve tabletin tarayıcısından aynı ekranlar kullanılır. Yönetime özel bir web sitesi de pakete dahildir.
- Ücretsiz veri aktarımı: Uzman ekip; bağımsız bölümleri, sakinleri, bakiyeleri ve gelir-gider geçmişini ücretsiz olarak Dijiyon’a aktarır.
- Destek: Kurulum ve eğitim pakete dahildir; haftanın altı günü telefonla ve panel içi destek hattıyla uzman ekibe ulaşılır.
- Tek paket: Panelde gördüğünüz her ekran pakete dahildir; ek modül, ek lisans ya da ek fatura yoktur. Bütün ekranların listesi Özellikler sayfasında.
Aidat takibinin ötesinde: Dijiyon’daki diğer araçlar
Büyüyen sitelerde ihtiyaç yalnız aidatla sınırlı kalmaz. Dijiyon’da aynı paket içinde şu araçlar da bulunur:
- Arıza ve iş emri takibi: Sakinlerden gelen arıza kayıtları ve personele verilen işler. Bkz. Arıza Takip.
- İcra takibi: Aidat borcunu ödemeyenler için icra süreçlerinin izlenmesi. Bkz. İcra Takip.
- Personel ve insan kaynakları: Kapıcı, güvenlik ve temizlik personelinin kayıtları. Bkz. İnsan Kaynakları.
- Tesis, otopark ve demirbaş: Ortak tesis rezervasyonu, otopark ve plaka tanıma, demirbaş kayıtları. Bkz. Tesis ve Otopark.
- Grafik raporlama: Gelir-gider ve tahsilat durumunun grafiklerle izlenmesi. Bkz. Grafik Raporlama.
Hangi yönetim tipine uygun?
Dijiyon tek bir apartmandan çok bloklu sitelere, iş merkezlerinden dernek ve vakıflara kadar farklı yönetim tipleri için ayrı ayrı yapılandırılmıştır. Size uygun sayfa:
Tüm yönetim tipleri Kimler İçin sayfasında.
Dijiyon’a geçiş nasıl yapılır?
- Hesabınızı açın: Hesap açma sayfasından birkaç dakikada yönetiminizi tanımlayın. Dijiyon’u 10 gün boyunca, kredi kartı gerekmeden ve bütün özellikleri açık olarak ücretsiz deneyebilirsiniz.
- Verilerinizi aktaralım: Mevcut Excel dosyalarınızı ya da eski programınızın kayıtlarını uzman ekibimiz ücretsiz olarak aktarır.
- Eğitim alın: Kurulum sırasında yönetici ve personel için eğitim verilir.
- Sakinleri davet edin: Sakinler borçlarını görmeye ve online ödemeye hemen başlayabilir.
Sık sorulan sorular
Küçük bir apartman için yazılım gerekli mi?
Birkaç daireli apartmanlarda Excel bir süre yeterli olabilir. Ancak online tahsilat, otomatik gecikme hesabı ve kat maliklerine şeffaf rapor istiyorsanız yazılım daire sayısından bağımsız olarak zaman kazandırır. Bkz. 10 Daireli Apartman Yönetimi.
Sakinlerin uygulama indirmesi gerekir mi?
Dijiyon’da gerekmez. Sakinler telefonlarının tarayıcısından ya da Aidat Öde ekranından borçlarını görüp ödeme yapabilir.
Mevcut kayıtlarımız kaybolur mu?
Hayır. Bölümler, sakinler, bakiyeler ve gelir-gider geçmişi ücretsiz olarak aktarılır ve aktarım sonrası bakiyelerin birebir tuttuğu kontrol edilir.
Dijiyon’u satın almadan önce deneyebilir miyim?
Evet. 10 günlük ücretsiz deneme süresinde bütün özellikler açıktır ve kredi kartı istenmez. Dilerseniz iletişim sayfasından ücretsiz demo da talep edebilirsiniz.